La Gestión de Proyectos es una disciplina más compleja de lo que muchos piensan. El marco teórico es amplio y difícil de aprender. Pero el verdadero desafío está en llevarlo a la práctica de una manera efectiva y que despliegue valor (de verdad) al negocio.

Academia e Industria no se lo han tomado muy en serio

Durante muchos años las instituciones de educación superior no han tomado conciencia del alto valor de la Gestión de Proyectos como una disciplina relevante para un amplio rango de carreras profesionales, estando mayormente ausente de las mallas curriculares. Afortunadamente esto ha venido cambiando en los últimos años y algunas universidades han incorporado asignaturas de gestión de proyectos como obligatorias para algunas carreras de ingeniería industrial, comercial o informática. Sin embargo, sigue estando ausente en carreras humanistas o ciencias de todo tipo, como también en arquitectura, construcción (paradójicamente) y otras ingenierías de especialidad.

La industria y gobierno han aprendido a golpes, concibiendo proyectos con serios sobrecostos, atrasos y destruyendo valor en lugar de agregarlo (por ejemplo, el caso puente Cau Cau, proyecto financiado por el estado pero ejecutado por el sector privado). Las organizaciones están más conscientes que la gestión de proyectos es una disciplina ausente y subdesarrollada, que requiere foco estratégico, y han comenzado a realizar capacitaciones, desarrollar competencias, incorporar tecnologías e implementar sistemas de gestión. Pero en general ha sido un avance lento y no exento de dificultades.

La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®6° Edición contiene el estándar de mejores prácticas más ampliamente utilizado a nivel internacional en diversas industrias y tipos de proyectos. Y si bien estándar ha sido un aporte fundamental para quienes abrazamos esta disciplina, es conceptualmente complejo y, sobre todo, muy difícil de llevar a la práctica. En proyectos más tradicionales que siguen ciclos de vida predictivos, tales como construcción o desarrollo informático “clásico” (la famosa “cascada”), La Guía del PMBOK® calza naturalmente bien (no exento de desafíos). Pero en el creciente ámbito de proyectos más dinámicos, intangibles e inciertos, este estándar demanda serios ajustes. Por eso las organizaciones vienen abrazando la agilidad a un tranco tan acelerado, buscando respuestas en metodologías ágiles y corrientes de Lean Management.

Las brechas en lo Teórico y Práctico

Desde mi perspectiva basada en la experiencia en capacitación y consultoría en diferentes sectores industriales, tanto del sector público como privado, me parece que el problema tiene dos componentes: la brecha de conocimiento teórico-conceptual y la brecha de aplicación práctica.

La brecha de conocimiento teórico – conceptual

Esta brecha se me hace evidente después de haber capacitado a cientos de personas y asesorado a decena de organizaciones. La estructura de la Guía del PMBOK® en áreas de conocimiento y grupos de proceso es sencillo a simple vista. Comprender cada uno de los procesos con sus entradas, herramientas/técnicas, y salidas requiere un estudio arduo pero alcanzable. Lo más difícil de aprender es cómo interactúan estos procesos entre sí con sus innumerables flujos de ida y vuelta, generando circuitos complejos de interdependencias.

Lo explico con un ejemplo:

El acta de constitución define los objetivos de negocio que persigue el proyecto, al cual debemos alinearnos siempre, y será patrocinado por un stakeholder de alto poder e interés que tiene

expectativas, necesidades y requisitos, los cuales deben ser incorporados en el alcance como entregables dentro de una estructura (EDT/WBS), que se descomponen en actividades en la carta gantt, que requerirán recursos para su ejecución, con un costo estimado y presupuestado, trabajo que luego deberá ejecutarse, recopilar información de avance, calcular indicadores y proyecciones de plazo/costo, elaborar informes de desempeño, relacionarnos con interesados claves que deberán aceptar el entregable una vez generado, probado y entregado, todo lo cual se repite cientos y cientos de veces con cada interesado, requisito, entregable, actividad… el final del proyecto y su cierre estará dado por culminar exitosamente este ciclo que parece incesante.

En este ejemplo dejé fuera el desarrollo del equipo de trabajo, los riesgos, la gestión de adquisiciones y contratos, la seguridad y el medio ambiente, la ciberseguridad, y muchas otras cosas fundamentales. Comprender todo esto es complejo inclusive para profesionales que se llevan años dirigiendo proyectos. Parece un milagro que un proyecto sea exitoso si no entendemos estos conceptos cabalmente.

La agilidad nos da esperanzas

Muchos creen que al incorporar agilidad se hace todo más fácil y sencillo. ¡La verdad es que no necesariamente! La agilidad nos invita a abrazar principios y valores más centrados en lo humano, desarrollando equipos de alto desempeño autogestionados y potenciando la interacción entre personas. Pero también incorpora un conjunto de técnicas y mejores prácticas que demandan un esfuerzo enorme de transformación cultural a toda escala.

La noticia es que en estos tiempos TODOS los proyectos deberán abrazar la agilidad, con mayor o menor intensidad, incluyendo los proyectos tradicionales de construcción, minería y energía.

De hecho en estas industrias ya se habla hace rato de Lean Construction y Last Planner, y ya se viene hablando Lean Design, Agile Engineering y de tendencias similares que se están implementado exitosamente en algunos proyectos. La agilidad nos da esperanzas, sin lugar a dudas.

La brecha de aplicación práctica

Mientras vamos cubriendo la brecha de conceptos y teoría, nace a la par la brecha de aplicación práctica. Los conceptos suenan súper bien, pero ¿Cómo llevarlos a la práctica y hacerlos funcionar de manera efectiva? Del dicho al hecho hay mucho trecho, y eso lo sabemos. Las buenas prácticas de gestión de proyectos y agilidad son como un maletín de herramientas que están ahí, disponibles para que las usemos. La habilidad más compleja es la que nos permite decidir cómo utilizar este maletín de la mejor manera en cada proyecto particular, entendiendo además que el contexto es cada vez más dinámico y complejo. Además, los proyectos están plagados de diversas adversidades: restricciones de plazo/costo, limitaciones de recursos, incertidumbre, burocracia organizacional, interesados sin compromiso, marañas de procesos y soluciones tecnológicas, talento humano escaso, falta de habilidades sociales, resistencia al cambio, y la lista crece y crece… En el ámbito laboral se hace difícil y complejo decidir qué procesos de gestión de proyectos implementar, de qué forma implementarlos, y con qué nivel de profundidad. Integrar los enfoques tradicionales de gestión de proyectos con agilidad es verdaderamente desafiante, muchos lo han intentado y han fracasado, por eso terminan renegando de uno o de otro (o de ambos). Otra cosa es con guitarra, y es la pura verdad.

Un simulador para desarrollar habilidades de gestión de proyectos

La formación en gestión de proyectos es fundamental para el cierre de estas brechas, ya sea en el ámbito académico de futuros profesionales como en la educación continua de los que ya ejercen. Y en esto soy muy crítico: la forma en que se enseña la gestión de proyectos, para estudiantes que luego deben experimentarlo en la vida real, es deficiente, poco efectiva, con débil aterrizaje en lo práctico. Y luego si quieres reforzar o aprenderlo en programas de educación continua se torna caro y quizá tardío. Algunas instituciones han desarrollado de buena forma el proceso de enseñanza-aprendizaje, incorporando buenas prácticas de pedagogía basadas en el aprender haciendo y la gamificación. Y sin duda que esto es un gran aporte, sobre todo para reducir la brecha teórica. Pero en la brecha de la aplicación práctica estamos atrasados. 

Todo esto me ha motivado en los últimos años a pensar en distintas ideas sobre cómo generar una innovación que favorezca un aprendizaje más efectivo y relevante para los estudiantes, en el ámbito de gestión de proyectos.

Pensando en posibles soluciones

Sinceramente, estas brechas me preocupan y me quitan el sueño, por ello, desde mi trayectoria como consultor y profesor, me he formulado algunas preguntas:

¿Cómo facilitar un proceso de aplicación práctica de gestión de proyectos, que no tenga costo real de fallar, en un ambiente controlado? 

¿Cómo un estudiante puede simular enfrentarse a distintas situaciones de un proyecto real, tomando decisiones y aprendiendo de sus consecuencias?

Y llegué a la conclusión de que era necesario desarrollar una solución innovadora en lo tecnológico-pedagógico. Y fue así como el año 2018 formulé Kimen PMel 1er Videojuego-Simulador de Project Management. Una innovación educativa pensada y diseñada para fortalecer el proceso educativo en evaluación y gestión de proyectos, con fuerte aplicación práctica. Integrando la entretención de un videojuego con la experiencia realista de un simulador.

Kimen nace como mi contribución a esta disciplina que amo y que cada vez se torna más crítica para todo profesional. Te invito a conocer Kimen PM, y si eres profesor o académico, anímate a probarla en el aula, de seguro conseguiremos mejores resultados en tus clases. Conoce más aquí: Kimen PM.