La gestión de proyectos (project management) es una disciplina del área de la administración que consiste en gestionar, planificar, monitorear y controlar todos los aspectos de un proyecto para llevarlo adelante desde inicio a fin.
La gestión de proyectos viene creciendo con mucha fuerza durante los últimos años principalmente debido a su transversalidad: tanto en sectores públicos como privados, y en distintos tipos de organizaciones, los proyectos representan un vehículo natural para llevar adelante iniciativas que agreguen valor a la organización.
Contenido
¿Qué es un proyecto?
Antes que todo es necesario que nos pongamos de acuerdo respecto a qué es un proyecto, para poder diferenciarlo de otros conceptos de administración.
Un proyecto es un esfuerzo temporal llevado a cabo por una organización para lograr un cierto objetivo, para lo cual genera un conjunto de productos, servicios o resultados únicos.
La definición de los objetivos es esencial porque guiará todos los aspectos y áreas de un proyecto. Pero, ¿Cómo definir objetivos de calidad que cumplan con las buenas prácticas? En el siguiente artículo encontrarás una guía práctica: https://kimengames.com/blog/como-fijar-objetivos-s-m-a-r-t-para-tus-proyectos/
¿Cómo medir el éxito de un proyecto?
En la mirada un poco más antigua se hablaba de la triple restricción: Plazo, Costo y Alcance, siendo la Calidad un elemento central. Se decía entonces que un proyecto exitoso debía satisfacer esas tres restricciones, generando un resultado de calidad.
Con el tiempo el concepto de éxito de un proyecto ha ido evolucionando, incorporando otros aspectos tales como el logro de los objetivos propuestos inicialmente, el valor aportado a la organización y la satisfacción de las personas claves (stakeholders). Esto conduce a privilegiar la maximización del valor generado por sobre el cumplimiento de las restricciones de plazo, costo y alcance.
Planificación de un proyecto
La planificación de un proyecto es una actividad fundamental para el éxito de un proyecto. Este proceso tiene como finalidad la coordinación de tareas, personas y recursos necesarios para ejecutar el proyecto.
Una buena planificación minimiza los riesgos del proyecto, permite un alineamiento de los miembros del equipo, y sirve de base para efectuar un análisis de posibilidades de acción cuando se presentan inconvenientes.
No efectuar una buena planificación condena al proyecto a un caos que muy probablemente se traducirá en elevados costos, retrasos y en la mayoría de los casos en su fracaso
La planificación se realiza sobre todas las áreas de gestión de un proyecto.
Equipo de trabajo: como mejorar la productividad
Los equipos de trabajo exitosos son aquellos que mejoran la productividad en el tiempo. La productividad de un equipo de proyecto es un aspecto de alta importancia en el desempeño de dicho equipo. En la medida que el equipo mejora su productividad es capaz de alcanzar antes y a menor costo los objetivos del proyecto y con esto incrementa el valor generado para los interesados y la competitividad de la organización.
pero ¿Cómo crear un equipo de alto desempeño?
La creación y desarrollo de un equipo de alto desempeño es un objetivo que se debe lograr con la finalidad de tener éxito en la ejecución de un proyecto.
Los equipos de alto rendimiento son capaces de tener éxito en los proyectos empleando menos recursos, menos tiempo y mayor calidad. Se requiere desarrollar una serie de habilidades y capacidades para lograr este cambio cultural.
Cómo eliminar las reuniones innecesarias para mejorar la productividad en un proyecto
La gestión de proyectos busca lograr objetivos específicos mediante la eficiente utilización de recursos, y una de las estrategias para lograrlo es eliminar las reuniones innecesarias. Como se menciona en el artículo "Elimina reuniones para disparar la productividad de tu empresa", las reuniones que no aportan valor pueden ser perjudiciales para el desempeño del equipo y el proyecto en general. Es importante aplicar estrategias para reducir los desperdicios de tiempo y mejorar la productividad del equipo.
¿Cuál es el rol de un/a Project Manager?
El rol de Project Manager es fundamental en un proyecto, pues es responsable de liderar al equipo de proyecto que llevará adelante el proyecto desde inicio hasta su término, velando por la gestión del amplio conjunto de procesos que involucra. El/la Project Manager es responsable de que el proyecto alcance los objetivos que la organización ha definido.
El/la Project Manager debe emplear el conjunto de 3 ámbitos de habilidades que conforman el “Triángulo del Talento”:
Metodologías de gestión de proyectos
Existen varias metodologías de gestión de proyectos dependiendo de los contextos qué se ejecutan los mismos. Los enfoques más comunes son el predictivo, el híbrido, y el adaptativo. El enfoque predictivo intenta ajustarse a una planificación determinada. El enfoque adaptativo es iterativo e incremental. El enfoque híbrido combina elementos predictivos y adaptativos.
La adopción de una metodología de gestión de proyecto permite aplicar una serie de criterios objetivos a las decisiones que se deben tomar, eliminando subjetividades pese a la incertidumbre, presión, riesgos, limitación de recursos y presupuesto fijado.
¿Cuáles son las áreas de gestión de proyectos?
La gestión de un proyecto, independiente de su naturaleza o complejidad, involucra un conjunto de áreas de conocimiento que, al ser abordadas de manera coherente y consistente, permite lograr que un proyecto logre sus objetivos y sea exitoso. Daremos un paseo general por estas áreas.
Gestión de la Integración
El área de Integración es la responsable de consolidar y asegurar consistencia de todas las áreas del proyecto a través de su ciclo de vida, incluyendo procesos para gobernar los distintos grupos de proceso:
- Iniciación
- Desarrollo del Acta de Constitución del Proyecto
- Planificación
- Desarrollo del Plan de Dirección del Proyecto
- Ejecución
- Dirección y Ejecución del Trabajo del Proyecto
- Gestión del Conocimiento del Proyecto
- Seguimiento y Control
- Monitoreo y Control del Trabajo del Proyecto
- Control Integrado de Cambios
- Cierre
- Cierre del Proyecto o Fase
En esta área de integración se pone en juego una de las habilidades fundamentales de un/a Project Manager: la capacidad de toma de decisiones complejas que involucran un conjunto de variables y que tienen el potencial de generar impactos transversales. En el siguiente artículo podrás conocer más sobre cómo funciona el cerebro de la toma de decisiones
Gestión del Alcance
El área de Alcance establece los requisitos que el proyecto deberá satisfacer y el conjunto de productos, servicios y resultados que generará el proyecto. Su propósito es velar por la generación de entregables que satisfagan los objetivos del proyecto. Incorpora el siguiente conjunto de procesos:
- Planificación:
- Planificación de la gestión de los requisitos
- Recopilación de requisitos
- Definición del alcance
- Creación de la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo o WBS en inglés)
- Seguimiento y control:
- Validación del alcance
- Control del alcance
Gestión del Cronograma
El área de Cronograma considera la generación de un cronograma del proyecto que contiene las actividades, sus secuencias, plazos y fechas en que se llevará adelante el trabajo. Su meta es lograr que el proyecto se ejecute dentro de los plazos planificados. Contiene los siguientes procesos:
- Planificación:
- Planificación de la gestión de cronograma
- Definición de las actividades
- Secuenciación de las actividades
- Estimación de la duración de las actividades
- Desarrollo del cronograma
- Seguimiento y control:
- Control del cronograma
Gestión de los Costos
El área de Costos cubre todos los costos directos e indirectos, materiales y humanos, en los que el proyecto deberá incurrir. Su objetivo es lograr el cumplimiento del presupuesto planificado. Involucra tres procesos:
- Planificación:
- Planificación de la gestión de costos
- Estimación de los costos
- Determinación del presupuesto
- Seguimiento y control:
- Control de los costos
Gestión de la Calidad
El área de Calidad establece los requisitos y estándares de calidad que el proyecto y sus entregables deberá satisfacer. Su propósito es cumplir con los niveles de calidad exigidos. Contiene los siguientes procesos:
- Planificación:
- Planificación de la gestión de calidad
- Ejecución:
- Gestión de la calidad (conocido anteriormente como aseguramiento de calidad)
- Seguimiento y control:
- Control de la calidad
Gestión de los Recursos
El área de Recursos abarca todos los recursos humanos y materiales necesarios para llevar adelante las diversas actividades del proyecto. Su objetivo es gestionar todos los recursos del proyecto, incluyendo al equipo de trabajo, de manera efectiva y eficiente. Implica un conjunto de procesos:
- Planificación:
- Planificación de la gestión de recursos
- Estimación de los recursos requeridos en las actividades
- Ejecución:
- Dirección del equipo de trabajo
- Seguimiento y control:
- Control de los recursos
El equipo de un proyecto, conformado por todas las personas que trabajan en un proyecto determina en gran medida el éxito del mismo. Un equipo de un proyecto que desarrolla sus habilidades y competencias toma mejores decisiones que le permiten generar antes valor, reducir los tiempos del cronograma y reducir los costos.
Gestión de las Comunicaciones
El área de Comunicaciones incorpora todos los flujos de información con las personas claves del proyecto. Su meta es asegurar que todas las personas claves reciban las comunicaciones de manera adecuada en cuanto forma, fondo y oportunidad. Considera los siguientes procesos:
- Planificación:
- Planificación de la gestión de comunicaciones
- Ejecución:
- Gestión de las comunicaciones
- Seguimiento y control:
- Monitoreo de las comunicaciones
Gestión de los Interesados (Stakeholders)
El área de Interesados (Stakeholders) considera a todas las personas claves del proyecto (stakeholders) y la relación que es necesario establecer con ellas. El propósito es conseguir un relacionamiento productivo con todas las personas claves del proyecto. Estos son los procesos que la conforman:
- Iniciación:
- Identificación de los interesados
- Planificación:
- Planificación del involucramiento de los interesados
- Ejecución:
- Gestión del involucramiento de los interesados
- Seguimiento y control:
- Monitoreo del involucramiento de los interesados
En el siguiente artículo https://kimengames.com/blog/relacionamiento-con-personas-claves/ podrás profundizar sobre la relevancia del relacionamiento con las personas clave, y obtener ideas interesantes para aplicar en tu ámbito laboral.
Gestión de los Riesgos en la gestión de proyectos
El área de Riesgos envuelve una mirada proactiva de los potenciales eventos que pueden afectar positiva o negativamente al proyecto. Persigue disminuir el nivel de riesgo al cual se ve sometido al proyecto para mantenerlo dentro de los límites aceptables por la organización. A continuación, el conjunto de procesos que involucra:
- Planificación:
- Planificación de la gestión de riesgos
- Identificación de riesgos
- Análisis cualitativo de riesgos
- Análisis cuantitativo de riesgos
- Planificación de la respuesta a los riesgos
- Ejecución:
- Implementación de la respuesta a los riesgos
- Seguimiento y control:
- Monitoreo de los riesgos
El análisis de riesgos en un proyecto es una actividad permanente y que permite determinar las estrategias a seguir para minimizar las amenazas o bien aprovechar las oportunidades que se presenten.
Gestión de las Adquisiciones
El área de Adquisiciones cubre todos los aspectos de contratación y adquisición de bienes y servicios a proveedores, necesarios para el proyecto. Su propósito es adquirir efectiva y eficientemente el conjunto de bienes y servicios que el proyecto requiere para su correcta ejecución. Considera los siguientes procesos:
- Planificación:
- Planificación de la gestión de adquisiciones
- Ejecución:
- Realización de las adquisiciones
- Seguimiento y control:
- Control de las adquisiciones
¿Qué es el PMI?
PMI® es la siguiente de Project Management Institute (Instituto de Gestión de Proyectos). Es una organización sin fines de lucro que, por más de 5 décadas, viene impulsando la gestión de proyectos como disciplina transversal para todos los sectores económicos, tanto públicos como privados.
Con más de 500.000 miembros distribuidos en más de 100 países, PMI ha logrado posicionarse como un referente mundialmente aceptado en esta materia. Su presencia global a través de capítulos locales han permitido el desarrollo de comunidades de profesionales ven en esta disciplina un alto potencial de crecimiento profesional.
PMBOK ¿Qué es?
PMBOK es la abreviación de “Project Management Body Of Knowledge” y puede ser traducido como La Guía de Fundamentos de la Dirección de Proyectos, o de manera abreviada, La Guía del PMBOK®.
El PMBOK es un estándar de buenas prácticas de gestión de proyectos promulgado por PMI® que recoge las lecciones aprendidas en distintas industrias y tipos de proyectos. Lo puedes pensar como un maletín de herramientas que, al ser utilizadas adecuadamente, te permite gestionar un proyecto de manera efectiva y alcanzar los objetivos propuestos.
Desde su 1era publicación en 1983, La Guía del PMBOK se ha convertido en un estándar mundialmente aceptado y reconocido en distintas culturas y organizaciones. Su constante evaluación la ha llevado a la 7° Edición, publicada en el año 2021.
La Guía del PMBOK 6° Edición (2017)
Siguiendo la lógica de las ediciones anteriores, en esta versión encontrarás un conjunto de procesos de gestión organizados en 5 grupos de procesos y en 10 áreas de conocimiento. Este conjunto de 49 procesos son descritos en detalle con sus entradas, herramientas y técnicas, y salidas. Cada proceso representa un verdadero compendio de mejoras prácticas que han demostrado ser exitosas en distintos tipos de proyectos.
En el siguiente diagrama verás la estructura de La Guía del PMBOK 6° Edición publicada en el año 2017 y que todavía sigue vigente de manera paralela a la 7° Edición.
1.- Grupos de Proceso
2.- Áreas de conocimiento
La Guía del PMBOK 7° Edición (2021)
Desde el lanzamiento de la primera edición del PMBOK en 1996 y su posterior reconocimiento como norma de referencia para la dirección de proyectos por parte de ANSI (American National Standards Institute), ésta ha evolucionado gradualmente adaptándose a las necesidades organizacionales.
Esta edición del PMBOK Séptima edición viene totalmente cargada, rompiendo la marcada línea de enfoque de procesos de las versiones anteriores. PMI® ha decidido incorporar una mirada complementaria basada en principios y dominios de desempeño que se complementan totalmente con los procesos de gestión de la 6° Edición. ambas ediciones se mantienen vigentes.
El enfoque de principios y dominios de desempeño se presenta en el siguiente diagrama:
Principios de la dirección de proyectos
| Administración | Adaptación |
| Equipo | Calidad |
| Interesados | Complejidad |
| Valor | Riesgo |
| Pensamiento Sistémico | Adaptabilidad y Capacidad de Recuperación |
| Liderazgo | Cambio |
Dominios de Desempeño del Proyecto
| Interesados | Planificación |
| Equipo | Trabajo del Proyecto |
| Enfoque de Desarrollo y Ciclo de Vida | Entrega |
| Incertidumbre | Medición |
