Un dominio de desempeño es un conjunto de actividades relacionadas que son necesarias para lograr los resultados de un proyecto.
Según el estándar del PMI establece ocho dominios de desempeño que se requieren área ejecutar un proyecto: Interesados, Equipo, Enfoque de Desarrollo, Planificación, Trabajo del proyecto, Entrega, Métricas e Incertidumbre.
Todos los dominios se deben ejecutar en forma simultánea durante todo el desarrollo del proyecto. No se pueden entender y trabajar en forma aislada. Todas se entrelazan de manera específica en cada proyecto de manera particular.
Las actividades que se ejecutan en cada dominio de desempeño quedan determinadas por el contexto organizacional, el proyecto, el equipo, los entregables, los interesados, entre otros.
En el presente artículo veremos en detalle el Dominio Interesados.
Figura 1: Dominio de desempeño de los Interesados (Fuente PMBOK 7ª Edición)
Contenido
Que es un interesado – PMBOK 7 Edición
Un Interesado es un Individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado con decisiones, actividades o resultados del proyecto.
Los proyectos son realizados por las personas y para las personas. Por tanto, es muy importante trabajar con los interesados para mantenerlos involucrados y alineados para fomentar relaciones positivas y lograr los resultados del proyecto. Un proyecto puede tener pocos interesados o incluso millones de interesados.
Puede haber diferentes interesados en diferentes fases del proyecto, y la influencia, el poder o los intereses de los interesados pueden cambiar a medida que se desarrolla el proyecto.
Figura 2: Ejemplos de Interesados
Se desarrollarán los siguientes aspectos: Estrategias para involucrar a los interesados, Las interacciones con otros dominios de desempeño y la verificación de resultados.
La identificación y compromiso de todas las partes involucradas en un proyecto, sean internas o externas a la organización, es fundamental. Aunque las habilidades técnicas son importantes para la gestión de proyectos, las competencias interpersonales y de liderazgo son igualmente, si no más, esenciales para colaborar de manera efectiva con dichas partes.
Ejemplo de un proyecto fracasado por mala gestión de interesados
Un ejemplo de un proyecto chileno que fracasó debido a la mala gestión de interesados es el llamado «Transantiago», un sistema de transporte público implementado en la ciudad de Santiago de Chile en 2007.
El Transantiago pretendía ser una solución integral para los problemas de tráfico y transporte en la ciudad, integrando autobuses y metro en un único sistema. Pero desde su implementación, enfrentó numerosas críticas y problemas. Los buses llegaron con retrasos, la infraestructura necesaria para el funcionamiento eficiente del sistema no estaba completamente lista y los usuarios encontraron el sistema confuso y mal organizado.
Una de las fallas más grandes del Transantiago fue la falta de una efectiva gestión de los interesados. No se consideró adecuadamente la opinión y las necesidades de los usuarios del transporte público -los interesados más importantes en este proyecto-. No se realizaron suficientes pruebas ni se obtuvo un feedback adecuado antes de la implementación total del sistema. Los ciudadanos se sintieron insatisfechos y frustrados, lo que generó protestas y un amplio rechazo al nuevo sistema.
Este caso sirve para demostrar la importancia de la gestión de los interesados y de considerar sus necesidades e inquietudes durante todas las etapas de un proyecto.
Estrategias para el involucramiento de los interesados
El compromiso de las partes interesadas implica tácticas para incentivar su aporte activo desde el inicio y durante todo el proyecto.
La matriz de influencia e impacto es una herramienta de gestión de proyectos esencial que ayuda a identificar y priorizar a los interesados en función de su nivel de influencia (poder, autoridad, capacidad para cambiar el curso del proyecto) e impacto (el grado en el que los cambios en su interés o expectativas podrían afectar al proyecto).
La matriz de influencia e impacto se dibuja como una grilla de cuatro cuadrantes y cada interesado se coloca en uno de estos cuadrantes según su grado de influencia e impacto. Los cuadrantes suelen denominarse como sigue: Monitorizar (baja influencia, bajo impacto), Mantener Satisfechos (alta influencia, bajo impacto), Mantener Informados (bajo impacto, alta influencia) y Gestionar Cuidadosamente (alta influencia, alto impacto).
Uso de la matriz de influencia e impacto
El uso de la matriz de influencia e impacto puede ser crucial para establecer la estrategia de gestión de interesados de un proyecto y minimizar los riesgos del proyecto de la siguiente manera:
- Identificar a los interesados críticos: los interesados que caen en el cuadrante de «Gestionar Cuidadosamente» son los que más atención necesitan, ya que tienen un alto grado de influencia e impacto. Esto significa que sus acciones o inacciones pueden tener efectos significativos en el éxito del proyecto.
- Priorizar la comunicación y el compromiso: con una comprensión clara de quiénes son los interesados más críticos, los equipos de proyectos pueden priorizar eficazmente sus esfuerzos de comunicación y compromiso. Por ejemplo, podrían centrar más tiempo y recursos en aquellos interesados que necesitan ser «gestionados cuidadosamente».
- Minimizar los riesgos del proyecto: al entender quién puede afectar o ser afectado por el proyecto y en qué medida, los equipos de proyectos pueden desarrollar estrategias proactivas para minimizar los riesgos negativos (por ejemplo, resistencia al cambio, desalineación de objetivos) y maximizar los positivos (por ejemplo, apoyo al proyecto, alineación de objetivos).
- Alinear los intereses: esta matriz también ayuda a identificar y entender las diversas necesidades, expectativas y preocupaciones de los diferentes interesados. Esta información es invaluable para mantener a los interesados alineados con los objetivos del proyecto, lo que a su vez puede aumentar las probabilidades de éxito del proyecto.
En resumen, la matriz de influencia e impacto es una herramienta útil para desarrollar una estrategia de gestión de interesados que puede ayudar a minimizar los riesgos del proyecto y mantener a los interesados alineados con los objetivos del proyecto.
Figura 3: Matriz de Influencia-Impacto
El comienzo del proyecto requiere de una visión clara y compartida para asegurar la coherencia y las buenas relaciones, aunque esto podría implicar negociaciones difíciles con ciertos interesados. Varias etapas son necesarias para una participación efectiva, como se muestra en la Figura 2.
Figura 4: Ciclo de involucramiento de interesados
A continuación se explicarán cada una de las partes del ciclo de involucramiento de interesados.
Identificar
Identificar los interesados clave puede hacerse antes de formar el equipo del proyecto y es un proceso en constante evolución. Si bien algunas partes son fácilmente reconocibles, otras no vinculadas directamente al proyecto pueden ser más difíciles de identificar.
Comprender y analizar
Tras identificar a los interesados, el director y el equipo deben comprender y analizar constantemente sus emociones y creencias, ya que pueden impactar el proyecto. Este análisis debe considerar la posición y la perspectiva de cada interesado en relación con el proyecto. En el análisis de los interesados se tienen en cuenta varios aspectos de los mismos, como por ejemplo: Poder, Impacto, Actitud, Creencias, Expectativas, Grado de influencia, Cercanía al proyecto, interés en el proyecto, entre otros aspectos.
Esta información explica la importancia del análisis de las interacciones entre los diferentes actores involucrados en un proyecto. Es vital para el equipo del proyecto no solo entender las motivaciones y comportamientos individuales, sino también cómo interactúan entre sí, ya que pueden formar alianzas que pueden influir positiva o negativamente en los objetivos del proyecto. Se pone énfasis en el manejo de percepciones negativas y en mantener la confidencialidad de la información para evitar malentendidos.
Priorizar
En proyectos con un gran número de interesados, puede ser complicado para el equipo involucrarse de manera efectiva con todos. Para abordar esto, se realiza un análisis que permite priorizar a los interesados, enfocándose comúnmente en aquellos con mayor poder e interés. A lo largo del desarrollo del proyecto, puede ser necesario reajustar estas prioridades basándose en la aparición de nuevos interesados o cambios en la dinámica existente.
Involucrar
El involucramiento de los interesados en un proyecto implica una colaboración estrecha para presentar el proyecto, gestionar expectativas, resolver problemas y tomar decisiones. Se necesitan habilidades blandas, como escucha activa, habilidades interpersonales, gestión de conflictos y habilidades de liderazgo. La comunicación con los interesados puede ser escrita o verbal, y formal o informal.
Figura 5: Tipos de comunicación
Existen distintos métodos de comunicación en la gestión de un proyecto, incluyendo la comunicación push, pull e interactiva. La comunicación push se refiere a la información enviada a los interesados, como correos electrónicos o informes, mientras que la comunicación pull es la información buscada por el interesado. Sin embargo, el involucramiento efectivo va más allá, incluyendo un intercambio interactivo de información. El uso de ciclos de retroalimentación rápida puede proporcionar información útil para evaluar la comprensión de los interesados y obtener percepciones valiosas.
Monitorear
A lo largo de un proyecto, los interesados pueden cambiar, con nuevos entrando en escena y otros dejando de ser relevantes. A medida que el proyecto avanza, también pueden cambiar las actitudes y el poder de algunos interesados. Es esencial monitorear y reevaluar continuamente la eficacia de la estrategia de involucramiento, ajustándola si es necesario. El grado de satisfacción de los interesados se puede medir mediante conversaciones, revisiones del proyecto y encuestas. Cuando sea necesario, se puede actualizar el enfoque de involucramiento para maximizar su satisfacción.
Interacciones con otros Dominios de desempeño
Los interesados son esenciales en todas las etapas de un proyecto. Ellos establecen y ordenan las prioridades de los requisitos y el alcance del equipo de proyectos. Además, son fundamentales en la planificación y definen los estándares de calidad y aceptación de los entregables y los resultados del proyecto. Un gran porcentaje del trabajo del proyecto se centra en la comunicación y participación de estos interesados.
Durante el desarrollo o al finalizar el proyecto, los interesados emplean los entregables del proyecto e impactan en la consecución de sus resultados. Algunos pueden contribuir a disminuir la incertidumbre en el proyecto, mientras que otros podrían generarla. Interesados como los clientes, la gerencia superior, los líderes de la oficina de gestión de proyectos o los directores de programas, se enfocarán en las métricas de rendimiento del proyecto y sus entregables.
Estas interacciones son un claro ejemplo de cómo el Dominio de Desempeño de los Interesados se entrelaza e integra con otros dominios de desempeño, aunque no se cubren todas las maneras en las que las preocupaciones de los interesados interactúan en todos los dominios de rendimiento.
Verificación de resultados
La siguiente tabla identifica los resultados a la izquierda y las formas de comprobarlos a la derecha.
Figura 6: Verificación de Resultados
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FAQs
Un Interesado es cualquier individuo, grupo u organización que pueda afectar o verse afectado por las decisiones, actividades o resultados del proyecto. Son vitales en todas las etapas de un proyecto, y su adecuada gestión es clave para el éxito del proyecto, ya que sus acciones o inacciones pueden influir significativamente en los objetivos y resultados.
Una herramienta común en la gestión de interesados es la matriz de influencia e impacto. Esta matriz ayuda a identificar y priorizar a los interesados en función de su nivel de influencia e impacto en el proyecto. Además, se utilizan diversos métodos de comunicación, como la comunicación push, pull e interactiva, para involucrar y colaborar con los interesados.
La mala gestión de interesados puede ser prevenida mediante la identificación temprana de todos los interesados clave, comprendiendo y analizando sus necesidades, expectativas y preocupaciones, y manteniendo una comunicación efectiva con ellos. La implementación de una estrategia de involucramiento bien planificada y la monitorización continua de la satisfacción de los interesados son también esenciales para evitar el fracaso del proyecto.
La matriz de influencia e impacto es una herramienta que dibuja a los interesados en una grilla de cuatro cuadrantes según su grado de influencia e impacto en el proyecto. Permite identificar a los interesados críticos, priorizar la comunicación, minimizar los riesgos y alinear los intereses. Es útil para desarrollar una estrategia de gestión que mantenga a los interesados alineados con los objetivos del proyecto.
Los interesados están involucrados en todas las etapas de un proyecto, desde la definición de requisitos hasta la aceptación de los entregables. Son fundamentales en la planificación, definición de estándares de calidad, y tienen un impacto directo en los resultados del proyecto. Interactúan e influyen en otros dominios de desempeño, como el equipo, la planificación y la entrega, y pueden contribuir a disminuir o generar incertidumbre en el proyecto. Su adecuada gestión es esencial para una integración exitosa de todos los dominios.
