Planificacion de un proyecto

La planificación es una de las actividades cruciales en un proyecto y debe ser comprendida y dominada en detalle. De ella dependerá alcanzar los objetivos del proyecto de manera satisfactoria y servirá para mantener al equipo coordinado. Una planificación deficiente puede acarrear pérdidas y desalineamientos en el equipo del proyecto.

En este artículo basado en Estándar para la Dirección de Proyectos y la Guía del PMBOK® 7h edition, veremos cómo se realiza el proceso de planificación de un proyecto pasando por sus diferentes etapas.

¿Qué es la planificación de un proyecto?

La planificación de un proyecto consiste en organizar y coordinar el trabajo a efectuar en el proyecto. Además del trabajo, también se debe planificar el uso de los recursos físicos y financieros del proyecto. 

La planificación de un proyecto es un proceso que se realiza durante toda la vida del mismo, con la finalidad de lograr los entregables y resultados del proyecto.

La planificación de un proyecto permite determinar las actividades necesarias para obtener los entregables y resultados del proyecto. Puede comenzar antes del inicio del proyecto a nivel general y posteriormente evolucionar progresivamente mediante la elaboración de documentos como el acta de constitución del proyecto, el caso de negocio y otros, con la finalidad de definir una estrategia de cómo abordar el proyecto. 

La planificación de un proyecto debe considerar los ámbitos financieros, sociales y ambientales. 

El esfuerzo dedicado a la planificación debe ser adecuado con la complejidad del proyecto y con un grado de detalle suficiente para efectuar la coordinación de acciones de manera óptima.

Variables que influyen en la planificación de un proyecto  

  • Enfoque de desarrollo: De esto depende cuándo se debe realizar la planificación, el tiempo invertido en esta actividad y cómo se debe realizar este proceso.
  • Entregables del proyecto: Algunos tipos de entregables requieren una planificación detallada inicialmente, otros pueden requerir una planificación iterativa y adaptativa durante el desarrollo del proyecto.
  • Requisitos de la organización: Las políticas de la organización, la cultura organizacional y los procedimientos pueden incidir en la planificación del proyecto.
  • El mercado: Algunos mercados exigen respuesta rápida de las organizaciones a las condiciones cambiantes de los mismos, lo que puede afectar el proceso de planificación del proyecto.
  • Restricciones legales o regulaciones: Los marcos legales y regulaciones afectan las planificaciones de los proyectos debido a las exigencias que se deben cumplir.

Planificación de un proyecto en forma predictiva

Este tipo de planificación se inicia con los entregables de alto nivel, los que se descomponen a un nivel más detallado. Se emplea la estructura de división del trabajo (EDT) para determinar las tareas a efectuar para lograr los objetivos del proyecto.

Según Kerzner, “si no se planifica, aumenta la incertidumbre durante la ejecución y se producen cambios o modificaciones no previstas inicialmente que producen retrasos, sobrecostos, falta de motivación y desconcierto».

La planificación incluye:

  • Especificar los objetivos del proyecto
  • Estructurar estos objetivos en actividades y tareas
  • Establecer la secuencia, prioridades y dependencia entre tareas
  • Estimar la duración de las tareas
  • Determinar los recursos disponibles
  • Definir el presupuesto

Estimación

En este tipo de planificación se realizan evaluaciones para determinar la cantidad de trabajo que se debe efectuar para realizar cada una de las actividades del proyecto, su duración, costo y personas y recursos físicos necesarios. A medida que avanza el proyecto se ven afectados los siguientes aspectos:

  • Rango: Al comienzo las estimaciones varían en un espectro amplio de valores qué se va achicando en la medida que avanza el proyecto. 
  • Exactitud: Se refiere a cuán cerca del valor real se encuentra el valor medido
  • Precisión: Corresponde a la dispersión del conjunto de valores obtenidos de mediciones repetidas de una magnitud. 
  • Confianza: Grado de credibilidad de la estimación. Aumenta con la experiencia, y el avance del proyecto.

Cronograma

Es un modelo que permite ver cómo se van a ejecutar las actividades del proyecto e incluye las duraciones, dependencias y toda otra información relevante. 

Se confeccionan siguiendo los siguientes pasos:

  • Se descompone el alcance del proyecto en actividades detalladas
  • Se secuencian las actividades relacionadas
  • Se estima el esfuerzo, la duración, las personas y los recursos que son necesarios para realizar cada actividad
  • Se asignan personas y recursos a las actividades en función de su disponibilidad
  • Se ajustan la secuencia, Las estimaciones y los recursos hasta obtener un modelo coherente 
  • Si el modelo no cumple con la fecha de finalización deseada entonces se aplican métodos de compresión al cronograma como la intensificación (Corresponde al acortamiento de la duración del cronograma incrementando los recursos Incurriendo en la menor cantidad de costos posibles)  y la ejecución rápida (Consiste en ejecutar en paralelo actividades que están planificadas en forma secuencia). 
Carta Gantt
Figura 1: Ejemplo de cronograma gráfico

En los sistemas predictivos se observa mucha planificación al principio y posteriormente la cantidad de planificación es mucho más baja pero siempre está presente.

Figura 2: Planificación de un proyecto en forma predictiva

Planificación de un proyecto en forma evolutiva o iterativa incremental

La planificación de un proyecto de manera evolutiva incluye un conjunto de técnicas y prácticas empleadas para conducir la ejecución progresiva de un proyecto: de forma que genere un producto mínimo viable en el menor tiempo posible, y a partir de esa primera entrega, continúe su mejora e incremento en forma continua.

Cuando se trata de una planificación de un proyecto de manera evolutiva no existe una planificación detallada al inicio. Lo que se realiza  es una cierta cantidad de planificación al inicio de cada iteración. Esto está determinado por el sistema adaptativo que se escoja. Por ejemplo, en Scrum casi no hay planificación por adelantado.

sistema adaptativo
Planificación de un proyecto en forma evolutiva o iterativa incremental

Presupuesto 

Corresponde a la estimación aprobada para el proyecto o cualquier componente de la EDT ( estructura de división del trabajo).

El presupuesto se realiza a partir de las estimaciones de trabajo, personas y recursos necesarios para realizar el proyecto. Con esta información es posible crear una línea base de costos y distribuirla a través del tiempo del proyecto. Se deben determinar si existen periodos en donde sea necesario reprogramar actividades con la finalidad de disponer de los recursos financieros para realizarlas.

Adicionalmente se deben agregar fondos de reserva para contingencias de manera de ser empleados en caso de que se materialicen riesgos. Finalmente se deben agregar reservas de gestión para actividades inesperadas que pudiesen presentarse.

componentes de presupuesto de proyecto
Componentes del presupuesto (Fuente PMBOK 7th Edition)

Recursos físicos

Son los recursos que no son personas. Por ejemplo materiales, computadores, software, equipos y otros. Se deben considerar los aspectos logísticos para la provisión de todos estos recursos. En proyectos complejos se deben considerar en la planificación de la adquisición de estos recursos. 

Comunicaciones

La planificación de las comunicaciones es fundamental para la interacción con los o interesados. Se deben considerar al menos los siguientes aspectos:

  • ¿Quién necesita la información?
  • ¿Qué información requiere cada interesado?
  • ¿Cuál será el canal que se empleará para hacer llegar esta información?
  • ¿En qué momento y con qué frecuencia se debe hacer llegar esta información? 
  • ¿Cómo se puede obtener la información a entregar?
  • ¿Qué información es sensible, cuàl es pública?

Adquisiciones

En algunos proyectos, las adquisiciones juegan un papel muy relevante. Deben ser cuidadosamente planificadas de manera de que cualquier problema pueda afectar lo menos posible a la ejecución del proyecto. Algunas organizaciones cuentan con departamentos especializados en adquisiciones. En ocasiones,  se deben efectuar compras en el extranjero que requieren de procesos complejos de importación, por lo que se deben tomar todas las precauciones necesarias.

Cambios

Los cambios son habituales en los proyectos debido a que a medida que se avanza se tiene una mejor comprensión de los requisitos y muchas veces se deben cambiar los trabajos a efectuar para poder lograr los objetivos del proyecto. En otras ocasiones son los clientes los que realizan solicitudes de cambio. Estas modificaciones se formalizan mediante solicitudes de control de cambio y afectará la planificación de un proyecto. Cada vez que se autoriza un control de cambio esto afecta la línea base del proyecto (referencia del cronograma contra la cual se efectúan las métricas de avance y desempeño) 

Métricas

Las métricas permiten determinar el avance y el desempeño del cronograma y el presupuesto a medida que el proyecto se ejecuta. Las métricas se aplican normalmente sobre las denominadas líneas base del cronograma y del presupuesto que permiten una referencia contra la cual compararse a medida que el proyecto avanza.

Errores habituales en la planificación de un proyecto

Los siguiente son alguno de los errores más frecuentes que se cometen al realizar la planificación de un proyecto: 

  • Planificaciones demasiado detalladas que impiden tener una visión clara en no más de cinco minutos. Una planificación de un proyecto que tome más de cinco minutos en ser leída, es una planificación que no se consulta.
  • Exceso de información lo que impide una comprensión rápida de la planificación
  • No hay responsables de las actividades y entregable
  • Planificaciones difíciles de hacerles seguimiento
  • Mucha importancia a las formas más que al fondo.
  • No se cuenta con indicadores de éxito en el plan

Todos estos errores pueden conducir a malas planificaciones

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Soy Lean-Agile coach, profesor Diplomado en Transformación Digital U. De Chile, profesor Lean-Agile U. Católica, Certificado PMP del PMI y Scrum Máster certificado.