metodologías de gestión de proyectos

Las metodologías de gestión de proyectos son disciplinas encargadas de elaborar, definir y sistematizar el conjunto de técnicas, métodos y procedimientos que se deben seguir durante el desarrollo de un proyecto.

En este artículo se verán los conceptos relacionados con el dominio de desempeño Del enfoque de desarrollo y del ciclo de vida establecido en el Estándar para la Dirección de Proyectos y la Guía del PMBOK® 7h edition. Dentro del artículo se encuentran citas a estos documentos.

Enfoques de desarrollo

Estas metodologías de gestión de proyectos se emplean para poder crear y construir un producto, servicio o resultado dentro del ciclo de vida del proyecto.

La adopción de una metodología de gestión de proyecto permite aplicar una serie de criterios objetivos a las decisiones que se deben tomar, eliminando subjetividades pese a la incertidumbre, presión, riesgos, limitación de recursos y presupuesto fijado.

Además, el lenguaje común que define la metodología permite:

  • Intercambiar personas, experiencias o mejores prácticas
  • Mejorar la comunicación
  • Estandarizar las actividades a realizar en las fases del ciclo de vida del proyecto, simplificando los procesos de gestión y reduciendo la burocracia
  • Asegurar un proceso visible y controlado, repetitivo, eficiente y predecible
  • Aportar herramientas que faciliten la toma de decisiones informadas
  • Mejorar el rendimiento de los equipos de proyecto
  • Motivar a las personas mostrando que gran parte del éxito del proyecto está en sus manos

Existen varios enfoques de desarrollo dependiendo de los contextos qué se ejecutan los proyectos. Los enfoques más comunes son el predictivo, el híbrido, y el adaptativo.  El enfoque predictivo intenta ajustarse a una planificación determinada, el adaptativo es iterativo e incremental, el híbrido combina elementos predictivos y adaptativos.

Enfoque predictivo en metodologías de gestión de proyectos

Esta metodología de gestión de proyectos, se utiliza cuando los requisitos del proyecto son conocidos muy detalladamente al inicio del mismo.

Este enfoque de desarrollo se le conoce también con el nombre de cascada. Es una metodología de gestión de proyectos muy empleada en la industria de la construcción, la minería, la construcción naval  y en general en proyectos de gran envergadura.

En las primeras etapas de este tipo de proyectos se define el alcance, el cronograma, los costos, los recursos, el análisis de riesgos en un proyecto, los que suelen mantenerse estables durante todo el ciclo de vida del proyecto. 

Enfoque adaptativo en metodologías de gestión de proyectos

Está metodología de gestión de proyectos, se utiliza en contextos de alta incertidumbre. Los requisitos son cambiantes en el tiempo y tienen una alta volatilidad. 

La adaptabilidad se refiere a qué es necesario que el equipo de un proyecto continuamente evalúe hipótesis a validar, y de acuerdo a la retroalimentación recibida de los usuarios o del mercado, se establezcan nuevas hipótesis y de esta manera avanzar en el descubrimiento del producto que el mercado necesita.

Iterativo e integral 

Está metodología de gestión de proyectos, emplea técnicas Iterativas e incrementales. 

Las técnicas iterativas son periodos de tiempo en los que se construyen productos en cada uno de estos periodos y que permiten probar hipótesis y de esta forma evolucionar en el producto que se está buscando para satisfacer al mercado. 

Las técnicas incrementales también son periodos de tiempos en los que se construyen en cada uno de estos periodos entregables que a medida que avanzan los incrementos el producto se va completando. 

Los enfoques ágiles son enfoques adaptativos con iteraciones cortas de una a cuatro semanas con una demostración de resultados al final de cada iteración. Los enfoques predictivos pueden emplear iteraciones e incrementos que suelen ser más extensos que las iteraciones ágiles.

desarrollo iterativo
Desarrollo iterativo
desarrollo incremental
Desarrollo incremental

Enfoque híbrido en metodologías de gestión de proyectos

Está metodología de gestión de proyectos, combina los enfoques adaptativos con los predictivos. Este enfoque se utiliza cuando los entregables pueden ser divididos o cuando hay entregables que pueden ser desarrollados por equipos de proyectos diferentes. 

Un ejemplo de enfoque híbrido puede ser en el caso que exista incertidumbre respecto de los requisitos del proyecto en cuyo caso se utiliza un enfoque iterativo para aclarar dichos requisitos. Se puede emplear en este caso al finalizar el proyecto un enfoque predictivo para la entrega  y puesta en marcha de los productos del proyecto. 

Consideraciones para seleccionar un enfoque de desarrollo

Los equipos de trabajo exitosos emplean algunas de las siguientes variables para seleccionar la metodología de gestión de proyecto más adecuada al proyecto. 

Variables asociadas al producto, servicio o resultado

Estas variables están asociadas a características del producto, servicio o resultado del proyecto.

PredictivoAdaptativo 
RequisitosRequisitos conocidosRequisitos cambiantes, no conocidos
InnovaciónBajo nivel de innovación en los requisitosAlto nivel de innovación en los requisitos
AlcanceSi el alcance es altamente estableSi el alcance es muy inestable
CambiosPocos cambios en los entregablesFacilidad de cambios en los entregables
Opciones de entregaSi tiene una entrega al final del proyecto. Si se pueden realizar entregas en etapas. En algunos casos se puede entregar entregar en forma incremental Si se pueden entregar en partes se puede usar iterativo o incremental
RiesgoEn algunos casos si hay riesgos de magnitud pueden requerir planificaciones detalladas que se deben tratar de cumplir con rigor.En algunos casos es posible reducir los riesgos
Requisitos de seguridadEn aquellos casos en que existan requisitos de seguridad rigurosos requisitos de seguridad simples o que se puedan implementar en forma iterativa o incremental
RegulacionesCuando hay muchos requerimientos regulatorios se puede necesitar enfoque predictivoSi los requerimientos regulatorios son simples o se pueden implementar en forma incremental o iterativa

Variables asociadas al proyecto

Estas variables se relacionan con características del proyecto.

PredictivoAdaptativo
Interesados Requieren una participación de los interesados según las necesidades del proyectoRequieren una participación importante de los interesados en especial del dueño del producto (quien define los requerimientos de negocio)
Restricciones del cronogramaEse enfoque se puede emplear en aquellos casos en que no se requieren resultados tempranamente sino al final o al término de fasesEste enfoque se puede emplear cuando se requieren resultados tempranamente o con una cadencia periódica.
Disponibilidad de financiamientoEste enfoque se puede emplear si el financiamiento está asegurado. En el caso de que no esté asegurado el financiamiento se pueden emplear los métodos adaptativos mediante la construcción de productos mínimos viables que requieren recursos financieros acotados.

Variables asociadas a la organización

Estas variables se relacionan con aspectos de la organización que ejecuta el proyecto.

PredictivoAdaptativo
Estructura organizacionalEl enfoque predictivo se puede utilizar cuando la estructura organizacional es compleja de varios niveles y existe mucha burocracia..El enfoque adaptativo se utiliza cuando la estructura organizacional es más plana, menos compleja y pequeña.  Las startup suelen emplear métodos  adaptativos
CulturaEste enfoque suele ser empleado en organizaciones en las qué la planificación y el control son considerados  muy importantesEste enfoque se emplea en  organizaciones en que se valora la autogestión y la autoorganización
Capacidad organizacionalLas organizaciones que desean implementar enfoques adaptativos requieren contar con una capacidad organizacional que lo permita.Las organizaciones que han realizado el esfuerzo para asimilar los enfoques adaptativos requieren menos esfuerzo para realizar sus proyectos con este enfoque
Tamaño y ubicación del equipo de un proyectoEquipos numerosos suelen emplear el enfoque predictivoEquipos más pequeños entre 7 +- 2 miembros suelen emplear enfoque adaptativos

Ciclos de vida de un proyecto en metodologías de gestión de proyectos

El enfoque de desarrollo y la cadencia de entrega deseada determinan el ciclo de vida del proyecto y sus fases. 

Ciclo de vida desarrollo predictivo o cascada

Este ciclo de vida es el tradicional y consiste en establecer al inicio del proyecto los objetivos del mismo y  planificarlo de manera íntegra. El proyecto se divide en diferentes etapas que se ejecutan de forma secuencial o solapadas hasta conseguir los objetivos de cada fase o todo el proyecto.

Las etapas en que se divide el proyecto pueden ser las siguientes: 

  • Viabilidad: Etapa en que se verifica si el proyecto es factible desde el punto de vista técnico, financiero, regulatorio, entre otros. Se efectúa la planificación detallada del proyecto.
  • Diseño: En esta etapa se realizan los diseños de todos los entregables y resultados esperados
  • Construcción: Etapa en la que se construyen los entregables y resultados.
  • Prueba: En esta etapa se efectúa la prueba de los entregables y resultados.
  • Despliegue: Etapa en la que se disponibilizan los entregables y resultados.
  • Cierre: Finalización de una fase o proyecto en tres situaciones: 
    • cuando se cumple con la entrega de las tareas ejecutadas
    • cuando no es posible ejecutar parte o todas las tareas planificadas
    • cuando el proyecto deja de ser viable o realizable.

La planificación en cascada permite al Project Manager controlar en detalle cada fase. Este ciclo de vida es poco flexible ante situaciones que fuerzan cambios en un proyecto. Esta técnica es muy usada en el ámbito industrial y de construcción.

en metodologías de gestión de proyectos ciclo de vida predictivo o cascada
Ciclo de vida predictivo o cascada

Ciclo de vida desarrollo incremental

Este ciclo de vida se compone en un conjunto de etapas que van agregando funcionalidades parciales, denominadas incrementos,  del producto final. 

en metodologías de gestión de proyectos ciclo de vida con enfoque de desarrollo incremental
Ciclo de vida con enfoque de desarrollo incremental

Ciclo de vida desarrollo adaptativo

Este ciclo de vida es flexible y permite modificar los productos o servicios a lo largo del proyecto. Esta metodología divide el proyecto en periodos breves llamadas iteraciones. Al término de cada iteración se obtiene un producto con una serie de funcionalidades que se pueden usar y, de esta forma, validar las hipótesis de la iteración. Las iteraciones se suceden hasta conseguir el total del producto esperado.

Las iteraciones se dividen en:

  • Inicio y planificación de la iteración
  • Ejecución con un seguimiento diario
  • Cierre: Se revisa el producto obtenido y el cumplimiento de los objetivos iniciales.

Los objetivos de cada iteración se pueden ajustar de acuerdo con los resultados de la iteración anterior. Es por esta razón que estos ciclos de vida son adaptativos.

Dentro de esta metodología de gestión de proyectos se encuentran: Scrum, Kanban, XP, Lean, entre otros.

en metodologías de gestión de proyectos ciclo de vida con enfoque de desarrollo adaptativo
Ciclo de vida con enfoque de desarrollo adaptativo

De la teoría a la práctica 

En síntesis existen varias metodologías de gestión de proyectos que van desde las totalmente predictivas a las totalmente adaptativas pasando por las híbridas. El enfoque predictivo responde a una planificación detallada de un conjunto de requerimientos bien definidos y conocidos tempranamente en una etapa o la totalidad del proyecto. El enfoque adaptativo se emplea cuando no se conocen bien las necesidades o requerimientos a construir y se está en un proceso de búsqueda de certezas respecto del mercado. El enfoque híbrido se emplea cuando hay etapas en las que es posible utilizar el enfoque predictivo y otras en que lo aconsejable es el adaptativo.

Ejemplos concretos

Proyectos adaptativos: Vacuna del covid

Este megaproyecto a escala planetaria implicó realizar infinidad de proyectos adaptativos con iteraciones muy rápidas para lograr determinar los compuestos químicos necesarios para obtener la vacuna.

ProyectoCentro implicadoDescripción
MVA-COVID-19Centro Nacional de Biotecnología (CNB) EspañaEl laboratorio del profesor Mariano Esteban busca generar vectores virales basados en una modificación del virus usado en la erradicación de la viruela. Al no emplear el virus SARS-CoV-2 completo, los investigadores pueden trabajar en condiciones de menor nivel de seguridad biológica y, por tanto, se requiere menos complejidad experimental a la hora de desarrollar la vacuna. 
Farmacocinética en primates de una variante de la BCG de fabricación españolaUniversidad de Zaragoza, EspañaEstudio de una posible modificación de una vacuna que se está desarrollando contra la tuberculosis, denominada MTBVAC, íntegramente producida en España. 

Proyectos predictivos: telescopio James Webb

Este proyecto es el orgullo de la humanidad. Se podrá estudiar el espacio profundo con una nitidez extraordinaria, También se podrán estudiar exoplanetas en los que sea posible la vida.

ProyectoCentro implicadoDescripción
Telescopio James WebbNASAEl mayor telescopio espacial de la historia ya está en órbita.El telescopio James Webb, costó US$10.000 millones y tardó tres décadas en construirse, despegó desde la Tierra el 25 de diciembre de 2021 y emprendió su misión de buscar las primeras estrellas que alumbraron el cosmos.El observatorio fue lanzado a bordo del cohete Ariane desde el puerto espacial Kourou en Guayana Francesa.

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Soy Lean-Agile coach, profesor Diplomado en Transformación Digital U. De Chile, profesor Lean-Agile U. Católica, Certificado PMP del PMI y Scrum Máster certificado.
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