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Un equipo de trabajo exitoso es aquel que mejora la productividad en el tiempo. La productividad de un equipo de proyecto es un aspecto de alta importancia en el desempeño de dicho equipo. En la medida que el equipo mejora su productividad es capaz de alcanzar antes y a menor costo los objetivos del proyecto y con esto incrementa el valor generado para los interesados y la competitividad de la organización.

En este artículo trataremos los principales aspectos que influyen en la productividad de los  equipos de trabajo exitosos, considerando las variables que dependen directamente de dicho equipo y cada uno de sus miembros. Partes de este artículo están basadas en Estándar para la Dirección de Proyectos y la Guía del PMBOK® 7h edition.

Productividad

La productividad de un proyecto se define como la cantidad de entregables dividido por las horas de trabajo realizadas.

Productividad = Cantidad de entregables / Horas de trabajo

Sin embargo, los entregables en un proyecto son distintos unos de otros con lo cual no es posible  contarlos cómo indistintos (No se pueden sumar peras  con manzanas). 

Para resolver este inconveniente podemos efectuar un análisis comparativo de la productividad estimada con la productividad real. Podemos hacer el análisis con las horas de trabajo estimadas y reales pues mayor cantidad de horas reales comparadas con las estimadas indica que la productividad real es más baja que la productividad estimada en la misma proporción.

Se puede emplear la siguiente fórmula para determinar el porcentaje de variación de la productividad 

Variación de productividad= (Horas Estimadas / Horas reales – 1)* 100 [%]

Ejemplo:

Variación de productividad= (100 hh / 80 hh – 1)* 100 [%]

Variación de productividad= (1,25 – 1)* 100 [%]

Variación de productividad= 25 [%] (Incremento de un 25% en la productividad)

Medir la productividad de los equipos de trabajo exitosos y hacerla visible al equipo de manera permanente provocará que el equipo mejore y analice cada vez que disminuye la productividad.

La velocidad es la medida de la tasa de productividad del equipo a la que son producidos, validados y aceptados los entregables dentro de un intervalo de tiempo.  También es aconsejable dejar visible la velocidad del equipo para producir motivación en el equipo a mejorar. 

Factores que influyen en la productividad de un proyecto

A continuación se detallan algunos factores que afectan la productividad de los equipos de trabajo exitosos. Al implementarlos se aumentará la productividad del proyecto.

Objetivos claros y no ambiguos

Si los objetivos del proyecto están claros y no son ambiguos  producirán que el equipo de proyecto tenga una mejor productividad y se alcancen dichos objetivos.

Cuando los objetivos están claros los miembros del equipo saben decir “NO” cuando se les piden trabajos que ponen en riesgo estos objetivos, los entregables o los resultados.

Los equipos de trabajo exitosos definen los objetivos siguiendo la técnica S.M.A.R.T.   Está sigla quiere decir lo siguiente:

  • S (Specific) (Específico): Los objetivos han de ser claros y centrarse en lo que se desea, pues esto ayudará a mantener al equipo de proyecto enfocado en lo que se desea.
  • M ( Measurable) (Medible): Los objetivos se deben medir, pues en caso contrario no se puede saber si se producen los cambios que se esperan. 
  • A (Achievable) (Alcanzable): Se deben definir objetivos que se puedan alcanzar pues de lo contrario se provoca desmotivación en el equipo de proyecto.
  • R (Realistic) (Realista): Son objetivos que el equipo de proyecto puede alcanzar aunque puedan demandar esfuerzo.
  • R (Time-Bound) (Tiempo limitado): Los objetivos deben ser posible de lograr en un tiempo definido.
objetivos smart
Objetivos Smart

Si los objetivos están claros entonces la planificación de un proyecto es de mejor calidad y por ende lo que se ejecuta sigue lo establecido por dichas planificaciones.

Escudo contra las interrupciones al equipo de trabajo de un proyecto

El equipo de trabajo de un proyecto debe ser protegido de interrupciones que provienen fuera del proyecto. Muchas veces el equipo de proyecto, es demandado para atender tareas de otras áreas y esto provocará detenciones en el trabajo del proyecto y  afectará  la productividad del mismo.

El Project manager es la persona que debe proteger al equipo de proyecto de este tipo de interrupciones, pues producirán detenciones mayores costos y ampliación de plazos. Los equipos de trabajo exitosos son siempre equipos con bajo nivel de interrupciones.

Empoderamiento de los miembros del equipo de trabajo de un proyecto

Los equipos de proyecto en que sus miembros son empoderados tienen un desempeño mejor en la ejecución de sus trabajos pues toman decisiones en forma  adecuada y de manera más oportuna, qué aquellos equipos en que todas las decisiones las debe tomar el Project manager. Los miembros del equipo, tienen la información necesaria pues están donde ocurren las cosas de los trabajos que están ejecutando. Los equipos de trabajo exitosos están constituidos por miembros con un alto nivel de empoderamiento.

Otorgar los recursos necesarios a los miembros del equipo de trabajo de un proyecto

Si los miembros del equipo de proyecto disponen de los recursos necesarios en forma oportuna aumentarán su productividad. Para lograr esto, es necesario efectuar una planificación de un proyecto en forma cuidadosa de manera de proveer estos recursos oportunamente  y  evitar  detenciones. Los equipos de trabajo exitosos cuentan con los recursos suficientes para lograr sus objetivos de proyecto.

Cultura de la organización y del equipo de trabajo de un proyecto

La cultura organizacional es el conjunto de creencias, hábitos, valores, actitudes y tradiciones de los miembros de una organización.

La cultura organizacional se expresa a través de sus estrategias, estructuras, proyectos y sistemas. Una organización con valores y normas claras promueve conductas positivas que se traducen en una mayor productividad dentro de la organización y en sus proyectos. Este tipo de culturas logra tener mas equipos de trabajo exitosos.

Por ejemplo, en una organización que valora más la jerarquía que la opinión de expertos puede afectar la productividad del proyecto. Otro ejemplo es, una cultura donde lo que se promete se cumple aumenta la productividad en todas las acciones que se ejecutan, pues aumenta la confianza en sus colaboradores.

Disminuir la multitarea

La multitarea consiste en que una persona realiza trabajos diferentes  de forma concurrente.  Este tipo de práctica ocasiona los siguientes inconvenientes y afecta la productividad del proyecto:

  • Estrés: Esto se puede producir cuando se incurre en más tiempo de lo presupuestado en la ejecución de las tareas.
  • Menor calidad en el trabajo: Esto se produce por que la atención que ponen los miembros del equipo en su trabajo se dispersa y genera frustración debido a que la calidad de los trabajos no es la adecuada.
  • Menor eficacia: La multitarea impide reconocer qué tareas son más urgentes o necesarias y por ende tomará mayor tiempo ejecutarlas.
  • Más errores: Realizar varias tareas en forma concurrente, aumenta la tasa de errores y el retrabajo.
  • Riesgo de déficit atencional: Prestar atención a varias tareas en forma paralela, provoca que cuesta más poner atención a una sola de ellas y terminarla. 
  • Limita la creatividad: Pasar de una tarea a otra, tratando de prestar atención a ambas tareas, no permite que la mente reflexione, asocie ideas y pueda innovar, impactando en el proceso creativo.
  • Pérdida de tiempo por retoma de trabajo: Cuando se debe retomar un trabajo el cerebro toma un tiempo en recordar cómo quedaron las cosas cuando se suspendió la tarea la última vez.
  • Aumento de riesgo del proyecto: El análisis de riesgo en un proyecto mostrará que la multitarea aumenta el riesgo general del proyecto.

Entre menos multitarea más aumentará la productividad y esto producirá equipos de trabajo exitosos.

Incorporación de nuevos miembros, tecnologías y conocimientos

Cuando se incorporan personas en el equipo de trabajo, tecnologías y nuevos conocimientos puede ocurrir una baja de la productividad, debido a que las personas requieren un tiempo  para comprender y sacar el máximo de provecho al nuevo escenario. El proceso de adopción de nuevas prácticas y herramientas requiere de un proceso cuidadosamente diseñado para minimizar el tiempo que el equipo requiere para asimilarlas. De esta forma se conforman equipos de trabajo exitosos.

Disponibilidad de expertos

Se debe procurar disponer de los expertos que el proyecto requiere en el momento oportuno pues esto aumentará la productividad del proyecto.  Es aconsejable mantener visible un mapa de dependencias de expertos de manera de que sean comprometidos con la suficiente antelación. 

Control permanente de las tareas

Realizar un control permanente del avance de las tareas redundará en la detección de impedimentos que podrían provocar detenciones en el proyecto y de esta forma se pueden resolver a tiempo sin impactar la productividad del proyecto. Los equipos de trabajo exitosos incorporan prácticas de control en forma recurrente durante el ciclo de vida del proyecto.

Prever imprevistos y planificar holguras

Un adecuado análisis de riesgos en un proyecto permite prever situaciones que se pueden producir y para las cuales se deben planificar holguras de manera de no impactar la productividad del proyecto en su conjunto.

Especificaciones claras y detalladas

Cuando las especificaciones son claras y están correctamente detalladas aumentan  la productividad del equipo de  un proyecto. Por lo tanto en el proceso de planificación de un proyecto se debe dedicar tiempo a la especificación completa de los trabajos a realizar y se debe asegurar la comprensión de estas especificaciones por los miembros del equipo de un proyecto. Esto se puede realizar efectuando una conversación qué aclare lo que se requiere.

Realizar correctamente las cosas correctas 

Realizar con calidad los entregables y resultados mejora la productividad pues se evitan los retrabajos. Lo que más afecta la productividad es realizar entregables o resultados que no se requieren.

Eliminar desperdicios

Un desperdicio es cualquier elemento dentro del proyecto que añade costo sin añadir valor al producto. La eliminación de los desperdicios en un proyecto  aumenta la productividad del mismo. La cultura de la organización debe considerar como un valor la eliminación de los desperdicios no sólo en los proyectos sino que en toda la organización. Los equipos de trabajo exitosos se preocupan de eliminar todo desperdicio lo antes posible.

Project manager motivado con elevar la productividad del proyecto

Cuando el Project manager hace lo posible por mejorar la productividad, el equipo de un proyecto se motiva y realiza comportamientos que mejoran la productividad. El Project manager debe entender los motivos por los que hay que elevar la productividad y se debe estar dispuesto a realizar las acciones necesarias.

Mejora continua

La mejora continua  es una actividad  que se debe efectuar  de forma habitual en el proyecto para lograr mejorar sostenidamente la productividad. Se recomienda realizar actividades de mejora continua en forma periódica de manera que participen todos los miembros del equipo de un proyecto y propongan acciones que permitan efectuar los trabajos de manera más eficiente y de esta forma aumentar la productividad del equipo.

Uso de herramientas colaborativas en el equipo de trabajo

Las herramientas colaborativas permiten construir un entendimiento compartido respecto de los entregables y de los resultados que se están efectuando en el proyecto. El uso de lienzos y documentos colaborativos facilita la comprensión por parte del equipo del trabajo a efectuar y se genera alineamiento entre ellos. Los equipos de trabajo exitosos emplean herramientas colaborativas en el desempeño de su trabajo.

Patrones de conducta

Es muy importante estimular patrones de conducta que permitan aprovechar al máximo el tiempo en actividades que generen valor al proyecto y de esa forma aumentar la productividad. En ocasiones hay malos hábitos que pueden provocar el desperdicio de valiosos tiempos de trabajo.

Autoconciencia y autogestión en el equipo de trabajo

En los momentos de dificultad la autoconciencia y la autogestión son determinantes en mantener la productividad del proyecto. Esto implica que los miembros del equipo de un proyecto son conscientes de lo que acontece en el proyecto y su impacto en los resultados. Por esta razón son capaces de tomar decisiones adecuadas en momentos en que las cosas se complican.

Bienestar de los miembros del equipo de trabajo de un proyecto

Las personas son más productivas cuando se sienten bien. Esto se logra fomentando el bienestar de cada miembro del equipo de un proyecto. Por ejemplo, se pueden respetar los tiempos de descanso, la gimnasia de pausa, la celebración de los cumpleaños o los resultados obtenidos.

Productividad individual y del equipo

Se debe siempre poner atención en la productividad del equipo de un proyecto en su conjunto más que en la productividad individual. Esto requiere trabajar el fiato del equipo, los conflictos, la motivación y la pasión con que se realizan las acciones del proyecto.

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Soy Lean-Agile coach, profesor Diplomado en Transformación Digital U. De Chile, profesor Lean-Agile U. Católica, Certificado PMP del PMI y Scrum Máster certificado.