Formulario A3: El método que emplea Toyota para resolver sus problemas

El Formulario A3 o Informe A3, implementado por Toyota, se posiciona como una herramienta efectiva para la comunicación y la resolución de problemas. Este método estratégicamente sencillo, permite la documentación de un problema, la contextualización de la situación actual y la propuesta de una solución, todo ello en una sola hoja de papel de tamaño A3 (420x297mm), que es precisamente lo que inspira su denominación.

El Informe A3 es un recurso versátil que se utiliza para proponer modificaciones en procesos existentes, informar sobre la evolución de un proyecto o buscar soluciones a problemas emergentes.

Cuando una organización adopta el uso sistemático del A3 para abordar todas sus dificultades y planificar iniciativas, comienza a implementarse una metodología de Pensamiento de Sistema A3. Este enfoque permite afrontar retos, planificar cambios, impulsar innovaciones y potenciar el razonamiento lógico, siempre enraizado en las necesidades actuales de la empresa. Esta metodología busca, de manera continua, la optimización de procesos y la maximización del valor agregado.

Formulario A3
Figura 1 - Formulario A3

El Valor del Pensamiento A3 

El Pensamiento A3 es una estrategia vital dentro de una organización que fomenta un enfoque científico para la toma de decisiones. Este enfoque incrementa la probabilidad de que las decisiones sean acertadas a todos los niveles. Además, si las decisiones resultan ser erróneas, la organización se nutre de dichos errores, evitando repetirlos en el futuro.

A continuación, se detallan siete aspectos importantes que el Pensamiento A3 aporta a la organización:

  1. Promoción del Ciclo PDCA: El Pensamiento A3 impulsa a los individuos a seguir el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PDCA) de Deming. Esto implica aprender de la experiencia directa y entender los hechos de primera mano.
  1. Facilitación de la Comunicación: El Pensamiento A3 es una eficaz herramienta de comunicación que exige una destreza excepcional en la síntesis de información, presentando solo los detalles esenciales para una efectiva toma de decisiones.
  1. Aplicación del Método Científico: Este enfoque fomenta el uso del método científico para establecer y verificar relaciones causa-efecto entre los hechos y los desafíos o problemas que se pretenden resolver.
  1. Profundización del Conocimiento: Al establecer hipótesis y comprobarlas empíricamente, se aumenta la comprensión de los procesos, mejorando así la calidad de los análisis de causa raíz y elevando la probabilidad de éxito.
  1. Fomento de la Coherencia: La metodología A3 asegura la coherencia entre las causas raíces identificadas y las acciones planificadas.
  1. Monitorización de Indicadores de Éxito: Permite identificar los indicadores de éxito para las acciones implementadas y seguirlos a lo largo del tiempo para evaluar su eficacia.
  1. Reflexión y Aplicación del Aprendizaje: El Pensamiento A3 nos insta a reflexionar sobre las lecciones aprendidas y a buscar oportunidades para aplicar estos aprendizajes a otros procesos o proyectos.

En resumen, el Pensamiento A3 juega un papel esencial en la optimización de la toma de decisiones y la mejora continua.

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Otras Ventajas de usar Formulario A3

Otras ventajas de usar el formulario A3 son:

  1. Estructura de pensamiento: El formato A3 proporciona una estructura de pensamiento lógica y ordenada que guía a los equipos a través del proceso de resolución de problemas, fomentando la toma de decisiones basada en hechos.
  1. Visión holística: Proporciona una visión integral del problema, incluyendo la situación actual, el objetivo, el análisis de la raíz del problema y las propuestas de mejora, lo que permite tomar decisiones informadas. 
  2. Fomenta el trabajo en equipo: Al ser una herramienta colaborativa, el A3 fomenta la participación y el compromiso de todo el equipo en la resolución de problemas.
  1. Gestión visual: El A3 permite visualizar de manera rápida y clara el estado de los problemas o proyectos, facilitando la gestión y seguimiento de los mismos.
  1. Enfoque de mejora continua: Siguiendo el ciclo de Planificar-Hacer-Verificar-Actuar, el A3 promueve una cultura de mejora continua dentro de la organización.
  1. Desarrollo del pensamiento crítico: El método A3 ayuda a desarrollar habilidades de pensamiento crítico, fomentando un enfoque de resolución de problemas basado en datos y hechos, y no en suposiciones.
  1. Flexibilidad: Puede ser utilizado en una variedad de situaciones y contextos, desde la resolución de problemas simples hasta la planificación de proyectos complejos.
  1. Resolución de problemas a largo plazo: Al enfocarse en identificar y abordar las causas raíz de los problemas, el método A3 promueve soluciones efectivas a largo plazo en lugar de soluciones temporales a corto plazo.
  1. Cambio cultural: Con el tiempo, el uso consistente de los informes A3 puede conducir a un cambio cultural dentro de la organización, donde todos los miembros 

Guía para desarrollar el pensamiento A3 

Si el A3 es de uso personal, se recomienda hacerlo manualmente, pues de esta forma el cerebro activará zonas neuronales que potenciarán la creatividad y la memoria.

Se deben emplear frases cortas de pocas palabras. Menos es más.

Usa en lo posible gráfico o dibujos para ilustrar los hechos.

El formulario es un instrumento vivo que se va modificando a medida que se descubren nuevos antecedentes, se realizan más análisis, o se logran nuevos aprendizajes.

Contenidos del formulario A3

  1. Título: debe ser relevante para el negocio, estar en tu alcance su gestión o resolución, y debe haber datos o ser fácil conseguirlos.

Fecha / Propietario: Identificar el dueño de lo que se escribe debajo y que evalúa y aprueba el A3.

LADO IZQUIERDO FORMULARIO A3: Comprensión del problema

  1. Contexto: Se entregan los antecedentes que ilustran la razón por la que se está realizando el A3. Para esto se pueden emplear las siguientes preguntas para desarrollar este punto: ¿Qué se busca resolver? ¿Que razones de negocio justifican resolver este tema?, ¿Qué métricas e indicadores específicos necesitan ser mejorados?, ¿Cuál es el contexto estratégico, operacional, histórico u organizativo de la situación?.

EJEMPLO:

Congestión vial en el puerto.
Excesivos tiempos para acceder al recinto aduanero 
Camiones en espera sufren robos
  1. Situación Actual: Se muestran los hechos y estado de las cosas. Ayuda contestar las preguntas: ¿Cuál es el problema o la necesidad (variación respecto al estándar)? ¿Qué debería estar pasando? ¿Ha ido a comprobar los hechos por sus propios ojos? ¿Qué indica que hay un problema? ¿Qué condiciones específicas indican que hay un problema o una necesidad? ¿Qué pasa? ¿Dónde pasa? ¿Quién está implicado? ¿Cuán grave es? ¿Cómo ocurre?. Es mejor mostrar los hechos y procesos visualmente usando gráficos y dibujos.

EJEMPLO:

Formulario A3 camiones

Tiempo de espera medio:

Jun 25h;    Jul 20h;    Ago 30h

  1. Objetivos: Se detallan el resultado específico que debe lograr este proyecto. ¿Qué mejora/s específica/s en el desempeño o desarrollo se requiere alcanzar?. Indique el cuánto y para cuando se requieren estos resultados.
  1. Análisis: En esta sección es donde se realiza el trabajo de reflexión que busca encontrar la causa raíz de los problemas identificados en la situación actual. Este proceso es clave, pues determinar la causa raíz correcta asegura buenos resultados. Las siguientes preguntas pueden ser de utilidad: ¿Qué reflejan los datos y hechos relevados del problema (localización, patrones, tendencias, factores) sobre por qué existe el problema (desviación, variación)? ¿Qué circunstancias están impidiendo que se logren los objetivos? ¿Por qué existen esas circunstancias? ¿Cuáles son sus causas?  

Se deben emplear herramientas de análisis de causa-efecto que permitan encontrar la causa raíz. Desde los 5 Por qué, Pareto, Diagrama de Ishikawa, entre otras muchas. Se puede comprobar la lógica de la relación causa-efecto preguntando “¿Por qué?”, hacia abajo y respondiendo “por tanto…” hacia arriba.

Ejemplo:

LADO DERECHO FORMULARIO A3: Solución al problema

  1. Contramedidas o Propuestas de solución

En esta sección se formulan dos o tres posibles mejoras a implementar para resolver las causas raíces y lograr los objetivos. Hay que contestar la siguiente pregunta: ¿Cuáles son las opciones para resolver las variaciones y mejorar el rendimiento identificado en la situación actual? 

Se debe analizar las alternativas según su efectividad, facilidad y posibles dificultades en la implementación. ¿Cuál son los costos y beneficios de cada alternativa? ¿Qué se recomienda y por qué? 

Se debe Mostrar cómo las propuestas van a mejorar las causas de las variaciones que se han identificado en los análisis. ¡La relación debe ser clara y explícita! 

Ejemplo:

  1. Plan de acción: Podemos apoyarnos en responder las siguientes preguntas: ¿Cuáles son las acciones principales y resultados del proceso de implementación y en qué secuencia? ¿Qué recursos serán necesarios? ¿Quién será responsable de qué, cuándo y cuánto? ¿Cómo se medirá la eficacia? ¿Cuándo se medirá el progreso y por quién? 

Utilizar un diagrama de Gantt (o similar) para mostrar las acciones, pasos, resultados, tiempos y roles.

Ejemplo:

  1. Seguimiento: En esta sección se hace el seguimiento al proyecto y se verifica si las acciones están dando los resultados esperados. También se realiza un análisis de los aprendizajes logrados. Se puede apoyar contestando las siguientes preguntas: ¿Cómo y cuándo se sabrá si se siguen los planes y si las acciones han tenido el resultado previsto necesario? ¿Cómo se determinará si se alcanzan los objetivos? ¿Cómo se determinará si se han reducido las variaciones del desempeño o rendimiento? ¿Qué problemas asociados o consecuencias no deseables se pueden anticipar? ¿Qué medidas de contingencia se pueden anticipar? ¿Qué procesos se utilizarán para activar, asegurar y mantener el éxito? ¿Cómo se van a compartir los aprendizajes con otras áreas de la organización?

Ejemplo:

¿Cómo usar el formulario A3 para implementar una estrategia organizacional?

Esta es otra aplicación del pensamiento A3. Una organización puede confeccionar un A3 a nivel estratégico en donde se plantea pasar de una situación Actual a una futura con la finalidad de lograr objetivos específicos. En este A3 de alto nivel se realiza un análisis de causa raíz y a continuación se formulan las contramedidas. Cada contramedida puede ser trabajada en un A3 diferente que se encadena al de mayor nivel, de esta manera se puede obtener una estructura piramidal en que todos los A3 se encuentran alineados.

Figura 2: Implementación de Estrategia con A3

Faqs

¿Qué es el Formulario A3?

El Formulario A3 es una herramienta de comunicación y resolución de problemas que se originó en Toyota. Sirve para documentar un problema, su contexto, y una solución propuesta, todo en una sola hoja de papel de tamaño A3. Es útil para proponer cambios a los procesos existentes, informar sobre la evolución de un proyecto, o buscar soluciones a problemas emergentes.

¿Qué beneficios aporta el Formulario A3 a una organización?

Algunos beneficios del Formulario A3 incluyen la promoción del Ciclo PDCA, facilitación de la comunicación, aplicación del método científico, profundización del conocimiento, fomento de la coherencia, monitoreo de indicadores de éxito, y la reflexión y aplicación del aprendizaje. Además, proporciona una estructura para el pensamiento lógico y ordenado, una visión integral del problema, y fomenta el trabajo en equipo, la gestión visual y una cultura de mejora continua.

¿Cómo se desarrolla el pensamiento A3 a través del uso del Formulario A3?

El pensamiento A3 es una estrategia que fomenta un enfoque científico para la toma de decisiones y se desarrolla al utilizar el Formulario A3 para resolver problemas y planificar iniciativas. Al establecer hipótesis y comprobarlas empíricamente, se puede mejorar la comprensión de los procesos, y así mejorar la calidad de los análisis de causa raíz y aumentar la probabilidad de éxito.

¿Cuáles son los contenidos clave que deben incluirse en un Formulario A3?

Un Formulario A3 debe incluir un título que sea relevante para el negocio, la fecha y el propietario del formulario. La comprensión del problema se documenta en el lado izquierdo del formulario, que incluye el contexto, la situación actual, los objetivos y el análisis. La solución al problema se documenta en el lado derecho del formulario, que incluye las contramedidas o propuestas de solución, el plan de acción y el seguimiento.

¿Cómo puede utilizarse el Formulario A3 para implementar una estrategia organizacional?

El Formulario A3 también puede ser utilizado en la implementación de una estrategia organizacional. Una organización puede elaborar un A3 a nivel estratégico para pasar de una situación actual a una futura y lograr objetivos específicos. Se realiza un análisis de causa raíz y luego se formulan las contramedidas. Cada contramedida puede ser desarrollada en un A3 separado, creando una estructura piramidal en la que todos los A3 están alineados.

Soy Lean-Agile coach, profesor Diplomado en Transformación Digital U. De Chile, profesor Lean-Agile U. Católica, Certificado PMP del PMI y Scrum Máster certificado.
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