La creación y desarrollo de equipos de alto desempeño es un objetivo que se debe lograr con la finalidad de tener éxito en la ejecución de un proyecto. Los equipos de alto rendimiento son capaces de tener éxito en los proyectos empleando menos recursos, menos tiempo y mayor calidad.
En este artículo se expondrán aspectos que se deben considerar para desarrollar un equipo de alto desempeño según lo establecido en el Estándar para la Dirección de Proyectos y la Guía del PMBOK® 7h edition. Dentro del artículo se encuentran citas a estos documentos.
Contenido
Dirección y liderazgo del equipo de proyecto
La dirección de proyecto implica la aplicación de conocimientos, herramientas y técnicas para la ejecución de actividades de dirección de proyectos. Esto incluye planificar, coordinar, medir, supervisar y evaluar el trabajo, entre otras. El liderazgo se centra en las personas e incluye influenciar, motivar, escuchar, y otras actividades propias del equipo de proyectos.
Tanto una dirección de proyecto adecuada como un liderazgo de calidad influyen en el resultado del proyecto.
Liderazgo al servicio del equipo
El liderazgo efectivo se produce cuando se pone al servicio del equipo. Los miembros del equipo se desempeñan mejor cuando perciben que el líder está genuinamente comprometido con cada uno de ellos.
El liderazgo al servicio del equipo incluye:
- Eliminación de obstáculos. El líder efectivo asegura que el flujo de valor no se vea interrumpido, para lo que elimina cualquier dificultad que condicione el flujo de valor.
- Escudo contra la desviación. Un líder al servicio del equipo protege al equipo de posibles desviaciones que le impidan lograr sus objetivos. Esto incluye atender necesidades de otros proyectos, realizar tareas simultáneas, atender urgencias, entre otras.
- Estimular el crecimiento y desarrollo de los miembros del equipo. Consiste en que el líder promueva el desarrollo profesional, la capacitación, desarrollo de habilidades, entre otras.
Un líder al servicio del equipo desarrolla las siguientes características;
- Escucha. Capacidad de atender plenamente los mensajes que el equipo y sus miembros desean transmitir por encima de los propios pensamientos.
- Empatía. Capacidad de ponerse en el lugar de los demás miembros del equipo.
- Conciencia, Capacidad de tomar razón de lo que ocurre tanto interiormente como exteriormente.
- Superación. Capacidad de salvar los problemas y buscar el desarrollo personal y del equipo.
- Persuasión. Capacidad para influir en las personas del equipo.
- Conceptualización. Capacidad para modelar las situaciones que ocurren de manera de efectuar análisis.
- Previsión. Capacidad de anticipar eventos futuros,
- Administración Capacidad de gestión de personas y recursos en pos de un objetivo
- Compromiso con el crecimiento de las personas. Capacidad de asumir responsablemente el desarrollo de las personas del equipo de proyecto.
- Desarrollo de una comunidad. Capacidad de convertir al equipo en un espacio de trabajo con una cultura de trabajo basada en el compañerismo.
Cultura del equipo de proyecto
La cultura del equipo es el conjunto de creencias, valores y prácticas que son compartidas por todos los miembros y que permite al equipo ejecutar todas sus actividades dentro de estos límites y por lo tanto incide directamente en el logro de sus objetivos.
El Project Manager es responsable de establecer y mantener un espacio adecuado para la ejecución del proyecto. Para esto debe impulsar los siguientes comportamientos:
- Transparencia. Se estimula que todos los miembros del equipo compartan sus pensamientos, información y decisiones. Esto favorece la comunicación y la confianza entre todos los miembros.
- Integridad. Se promueve un comportamiento ético y honesto. Este tipo de comportamiento favorece que las actuaciones de los miembros del equipo sean responsables de manera de comunicar riesgos, las estimaciones, los problemas, los informes de estado de manera fundada y con una elaboración altamente prolija.
- Respeto. Se fomenta un trato cuidadoso entre los miembros del equipo. Se busca que cada miembro del equipo sienta que sus actuaciones e ideas son apreciadas.
- Discurso positivo. Se favorece la resolución de situaciones a través del diálogo por sobre la confrontación. Los miembros del equipo deben exponer sus ideas y defenderlas con respeto. De esta forma los equipos logran acuerdos que los mantienen alineados.
- Apoyo. Se estimula el apoyo a los miembros del equipo frente a las dificultades que se presentan en la ejecución del proyecto. Esto crea una cultura de colaboración y apoyo.
- Coraje. Se promueve que los miembros del equipo desarrollen la capacidad de sobreponerse a temores para expresar opiniones que en ocasiones pueden cuestionar a expertos o personas de mayor jerarquía.
- Celebración del éxito. Se fomenta que cuando se logran los resultados esperados durante la ejecución del proyecto se celebren. Esto provoca que los equipos aumenten su motivación y mejoren sus estados de ánimo.
Equipos de proyecto de alto rendimiento
El equipo de proyecto debe tender a convertirse en un equipo de alto rendimiento. La siguiente es una lista con las características que normalmente se presentan en un equipo de alto rendimiento:
- Comunicación abierta. Se fomenta la comunicación abierta en reuniones, resolución de problemas, tormenta de ideas, Esto permite la colaboración y el entendimiento compartido.
- Entendimiento compartido. Los miembros del equipo comparten una visión común del problema y las soluciones que se ejecutarán. Se emplean medios tales como pizarras y tableros para que en torno a estos instrumentos los miembros logren tener la misma comprensión del problema y soluciones.
- Propiedad compartida. Consiste en que los miembros asuman una responsabilidad compartida sobre los resultados que se esperan del proyecto.
- Confianza. Este juicio es determinante para que los miembros del equipo trabajen en conjunto y se comprometan con lograr los resultados esperados. Sin confianza no es posible la coordinación de acciones entre los miembros del equipo.
- Colaboración. Los equipos que colaboran entre sí en lugar de trabajar aisladamente o en competencia tienden a obtener mejores resultados en menos tiempo.
- Adaptabilidad. Los equipos de trabajo que son capaces de cambiar sus formas de trabajo a los contextos que se van presentando tienen mejores resultados.
- Resiliencia. Capacidad de sobreponerse rápidamente a los problemas o fallas.
- Empoderamiento. Capacidad de tomar decisiones en forma autónoma. Esta condición minimiza la microgestión y hace más eficiente al equipo de proyecto.
- Reconocimiento. Demostración de aprobación por los resultados que presenta el equipo de proyecto. Esta condición fortalece a los equipos y los motiva a conseguir de manera más eficiente los resultados del proyecto.
Habilidades de liderazgo
A continuación se presentan las principales habilidades de liderazgo que permiten conducir al equipo de manera eficiente.
Establecer y mantener la visión
La visión en un proyecto corresponde al propósito del mismo. El buen líder es capaz de transmitir al equipo de proyecto la visión de manera de lograr su compromiso. La visión describe de manera simple y efectiva los resultados futuros que se esperan. La visión es una herramienta motivacional importante y logra alinear a los miembros del equipo con lo cual se producen eficiencias en el trabajo. Es una forma de crear pasión y determinación en el equipo de proyecto. Ayuda al proceso de toma de decisiones orientándolas en pos de los objetivos que se persiguen.
La visión se puede formular respondiendo las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el propósito del proyecto?
- ¿Qué se entiende por los resultados esperados?
- ¿De qué manera impactarán los resultados del proyecto al entorno?
- ¿Cómo el equipo se percatará que se está alejando de la visión?
Una visión de calidad logra:
- Resumir el proyecto en una frase o descripción corta y simple.
- Describe el mejor resultado que se espera
- Crea una imagen clara y coherente de lo que se espera en todos los miembros del equipo
- Inspira pasión en los miembros del equipo de proyecto.
Pensamiento crítico
Esta capacidad debe ser desarrollada por los miembros del equipo de proyecto y consiste en efectuar un pensamiento disciplinado, riguroso, racional, lógico, basado en evidencias. Requiere que cada miembro del equipo tenga una mentalidad abierta y capacidad de analizar basado en hechos.
El pensamiento crítico se emplea entre otros en los siguientes aspectos:
- Investigar y recopilar datos.
- Detectar, analizar y resolver problemas
- Identificar supuestos
- Identificar patrones y relaciones
- Aplicar inducción, deducción y abducción
Motivación
La motivación es la causa de las acciones de una persona, es aquello que lo hace ir hacia un objetivo con la finalidad de satisfacer una necesidad. Se trata de un proceso mental que se activa, dirige y perpetúa una conducta.
Existen elementos externos que pueden influir positivamente sobre ella, como pueden ser:
- Ambiente de trabajo acogedor y buen clima de trabajo
- Incentivos
- Desarrollo de carrera
- Reconocimiento público
- Trato respetuoso
- Cultura orientada al desarrollo humano.
También existen elementos que pueden influir negativamente sobre la motivación, como pueden ser:
- Baja remuneración económica.
- Ausencia de objetivos.
- Falta de desarrollo profesional.
- Monotonía en el puesto de trabajo.
- Jornadas de estrés y exceso en la carga de trabajo.
- Mala relación con los compañeros.
- Falta de comunicación.
- Ausencia de reconocimiento.
La motivación cuando es estimulada de forma permanente impacta en el buen desempeño del equipo de trabajo.
Habilidades interpersonales
Las habilidades interpersonales permiten mejorar las relaciones entre las personas y en especial dentro del equipo de proyecto. Incluyen la inteligencia emocional, la toma de decisiones, la resolución de conflictos, entre otras.
Inteligencia emocional
La inteligencia emocional es la capacidad de reconocer sentimientos propios y ajenos, de motivarnos y de manejar adecuadamente las relaciones. Es una habilidad blanda fundamental para la colaboración efectiva, las relaciones interpersonales y la buena comunicación en el lugar de trabajo. La inteligencia emocional es clave para los líderes.
Los proyectos son llevados a cabo por personas y sus resultados son para personas y por lo tanto, un adecuado desarrollo y uso de la inteligencia emocional es un aspecto clave para obtener resultados correctos.
La inteligencia emocional se trata de entender tus propias emociones y las emociones de los demás. Una inteligencia emocional alta ayuda a:
- Colaborar de manera efectiva entre los miembros del equipo
- Pensar antes de actuar o reaccionar
- Reducir las reacciones impulsivas
- Resolver problemas
- Forjar relaciones más sólidas
- Empatizar con los demás
- Conformar equipos de trabajo
Las siguientes son áreas claves que explican la inteligencia emocional
- La autoconciencia: Es comprender en profundidad las emociones, los puntos fuertes, las debilidades, las necesidades y los impulsos de uno mismo.
- La autogestión: Es gestionar los impulsos, las emociones y los sentimientos para canalizarlos de forma útil.
- La conciencia social/empatía: Es la capacidad de considerar detenidamente los sentimientos de los demás, junto con otros factores, en los procesos de toma de decisiones.
- Habilidad social/La gestión de relaciones: Es la forma en que se utilizan las relaciones para alcanzar un determinado objetivo. Es la culminación de las demás dimensiones.
La autoconciencia y la autogestión son necesarias para mantener la calma y la productividad cuando las cosas se ponen difíciles en el proyecto. La conciencia social y la capacidad social permiten mejorar los vínculos entre los miembros del proyecto y también con los interesados del proyecto.
Toma de decisiones
Los Project Manager toman muchas decisiones constantemente. Las decisiones pueden ser personales o bien colegiadas. En el primer caso aumenta el riesgo debido a que todo recae en una sola persona. En el caso de decisiones colegiadas se disminuye el riesgo debido a que se involucran varias visiones.
En general los procesos de toma de decisiones sigue un patrón divergente/convergente, esto primeramente se realiza un proceso que busca generar la mayor cantidad de opciones posibles de decisiones y luego se procede a un proceso de selección para llegar a la decisión más adecuada.
Gestión de conflictos
La gestión de conflictos laborales es una habilidad clave para un buen líder. En la actualidad se requiere lograr soluciones ágiles y efectivas, por lo que la capacidad de gestionar conflictos, resolverlos y transformarlos en oportunidades es una habilidad clave en el liderazgo.
Las empresas están compuestas por personas. Y cada persona tiene sus propias inquietudes, opiniones y puntos de vista. Por ello, es frecuente que se produzcan situaciones en las que se generan conflictos y, para resolverlos, se requieren competencias en este dominio. Las siguientes son situaciones que generan conflictos:
- Falta de comunicación
- Intereses distintos.
- Falta de recursos.
- Mala organización.
- Principios y Valores diferentes
Las siguientes son las acciones claves a efectuar para evitar y gestionar conflictos
- Prever problemas y detectarlos rápidamente.
- Escuchar a todas las partes implicadas.
- Detectar puntos en común y tomar decisiones.
- Aprender a priorizar.
- Llevar a cabo un plan para solucionar el conflicto.
Conclusiones
La creación de equipos de alto desempeño es un proceso de largo aliento que requiere un conjunto de competencias y habilidades blandas. Se requiere desarrollar una cultura en que los líderes al servicio de un equipo deben poner en práctica una serie de prácticas con la finalidad de lograr que los miembros del equipo desarrollen sus capacidades y las pongan al servicio del equipo.
