Las reuniones pueden convertirse en un gran enemigo para lograr el alto desempeño en tu organización. Con la pandemia prácticamente todas las compañías tuvieron que adoptar el teletrabajo como una herramienta práctica para poder seguir operando. Esto condujo a que muchas empresas terminaron llenándose de reuniones en diversas plataformas de coordinación remota. Muchas de estas plataformas vieron aumentos exponenciales en su uso que superaron centenares de veces en menos de dos años.
Para muchos, el día de trabajo terminó convirtiéndose en una eterna reunión, más allá incluso de los horarios de trabajo.
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No más reuniones innecesarias
Las estadísticas indican que las reuniones promedio en plataformas como Zoom llegan a durar 50 minutos. Empresas como Shopify han iniciado una purga de reuniones, eliminando a perpetuidad todas aquellas que se realicen con más de dos personas y destinando un día a la semana para reuniones con varias personas. Esta idea busca acabar con las reuniones donde muchos asistentes no agregan valor y dónde se resume lo realizado y lo que se va a ejecutar. Este tipo de reuniones no son productivas, pues es muy poco lo que se elabora en ellas.
En palabras de Tobi Lutke, CEO de Shopify: “Es mucho más sencillo añadir tareas que quitarlas. Si dices «sí» a algo, en la práctica estás diciendo no a muchas otras cosas que podrías haber hecho durante ese periodo de tiempo. Cuando la gente añade tareas, el abanico de cosas que pueden ser hechas se reduce. Es así como terminas con más y más gente simplemente manteniendo el status quo.”
Elimina el desperdicio de tiempo de muchos de tus colaboradores
Debes considerar además que cuando se fija una reunión es probable que se vuelva periódica y nunca se elimine. Esto tendrá un impacto directo en la productividad de varios equipos dentro de tu compañía, ralentizando muchos procesos. Esto provoca un gran desperdicio de tiempo de las personas. Debes tener presente que nadie entra a una empresa para estar en reuniones. Los principios Lean ilustran claramente que puedes aumentar valor disminuyendo este tipo de desperdicios.
Por lo tanto, entre antes que tomes la decisión de acabar con este desperdicio, antes llevarás a tu empresa al alto desempeño y tus clientes disfrutarán el beneficio. Puedes partir con un periodo de ajuste no mayor a un par de semanas y permitir a tus colaboradores que puedan declinar reuniones en dónde no aportan valor.
Datos estadísticos que fundamentan esta estrategia
Según un estudio realizado por University of North Carolina at Charlotte (1), es posible disparar hasta un 75% la productividad de tu compañía y un 65% la satisfacción de los colaboradores. También este estudio determinó que los colaboradores desean rechazar un 30% de las reuniones.
Conclusiones
Muchos desperdicios son difíciles de encontrar, pues nos habituamos a ellos y no distinguimos su gravedad, sino hasta que ya causan daño. Por lo tanto, entrénate en observar detenidamente tus procesos para que se hagan evidentes los gastos innecesarios de recursos.
Las reuniones de dos son muy productivas, pues, mantienen la atención de ambos participantes y se puede elaborar productos necesarios para la organización
Referencias
https://bit.ly/news-articles-2022-09-26
