Cerebro de “Manager”: Relacionamiento con Personas Claves

Cerebro de “Manager”: Relacionamiento con Personas Claves

Cuando estamos trabajando en cualquier tipo de proyecto, el relacionamiento con las personas claves ( “stakeholders”) resulta esencial para llevar adelante un proyecto exitoso y alcanzar los objetivos propuestos. Pero ¿Cuáles son estas habilidades y cómo es posible desarrollarlas?

Habilidades técnicas v/s habilidades “blandas”

De mi trayectoria como especialista en Dirección de Proyectos, soy un agradecido de haber participado en diversos tipos de proyectos: tecnológicos, mineros, emprendimiento, sociales, desarrollo organizacional, construcción, ingenieriles, creativos, sanitarios, políticas públicas, entre otros. Y la historia se repite tal cual día de la marmota: mayoritariamente quienes dirigen los proyectos son personas con una alta especialización técnica, reconocidas por ser expertas en sus respectivos dominios. Estudios serios del Project Management Institute® (PMI®, 2017) demuestran que los proyectos presentan desviaciones importantes en plazos (atrasos) y presupuesto (sobrecostos), y fallan en el logro los objetivos establecidos. Algunas de las principales causas directas están relacionadas con la carencia de metodologías de gestión y habilidades socioemocionales de quienes dirigen los proyectos.

Pero ¿Qué tan relevante son las habilidades sociales en los proyectos? ¿Cómo es posible desarrollarlas? ¿Acaso son dones que la naturaleza simplemente nos entrega, o existe una condición genética que los determine? Desde la mirada de la neurociencia sabemos que definitivamente estas habilidades pueden ser aprendidas y desarrolladas, a partir de la infancia y durante toda la vida.

Enfoque de Competencias Emocionales y Sociales

Si tomamos como referencia el modelo de inteligencia emocional propuesto por Goleman et al (2002), el relacionamiento con personas claves (“Gestión de las relaciones” en el diagrama) representa un conjunto de habilidades del ámbito de la competencia social.

Cuando trabajamos en el ámbito de proyectos, estas habilidades se tornan esenciales: formación de redes de trabajo, coordinación de acciones, construcción de relaciones de confianza, colaboración, comunicación, resolución saludable de conflictos, entre muchas otras. Pero ¿Se necesitan estas habilidades en otros ámbitos?

Dado que somos seres sociales, todo quehacer de la vida nos lleva a interactuar con personas. Si logramos que estas relaciones sean sanas y armoniosas, no tan solo estaremos generando un entorno favorable para cumplir las metas colectivas que nos tracemos, sino que también disfrutaremos de los desafíos y tendremos una mejor calidad de vida.

Simulación como herramienta de aprendizaje

Aprender estas habilidades sociales va más allá de adquirir conocimiento. No basta simplemente saber qué es el liderazgo, conocer los métodos de comunicación o aprender en qué consisten las emociones. Lamentablemente es más complejo que eso. Requiere entrenar conductas y fortalecer los procesos cognitivos de involucran diversas regiones del lóbulo frontal, que finalmente son las responsables de comprender las emociones propias y de terceros, leer el contexto social y regular las conductas.

«Sin entrenamiento práctico no es posible desarrollar habilidades sociales.«

En Kimen PM, Videojuego-Simulador Educativo, hemos diseñado un conjunto de mecánicas de aprendizaje que apuntan específicamente al desarrollo de habilidades de gestión, emocionales y sociales. De hecho, la gestión de relaciones con personas claves representa una piedra angular de este modelo de enseñanza-aprendizaje.

Kimen PM dispone de un conjunto de mecánicas de aprendizaje, pero algunas de ellas son cruciales en la gestión de personas claves. Las describo a continuación.

Satisfacción como Criterio de Éxito

En Kimen PM, cada estudiante tiene la misión de llevar adelante proyectos que eleven la calidad de vida de los(as) habitantes de Ciudad Kimen. Cada proyecto tiene tres criterios de éxito: Plazo, Costo y Satisfacción de Interesados(as). Para lograr un proyecto exitoso será necesario equilibrar estos tres aspectos, lo que será todo un desafío.

Análisis de Interesados e Interesadas

En Kimen PM, cada estudiante deberá analizar el rol desempeña cada interesado(a), su nivel de poder y nivel de interés en los objetivos del proyecto. Este análisis se refleja en un mapa de poder e interés. Un mapeo efectivo permitirá lograr que la mayor cantidad posible de interesados(as) alcancen alta satisfacción, evitando problemas a futuro.

Estrategias de Gestión

Después de realizar el mapeo, el(la) estudiante debe decidir de qué forma se relacionará con cada interesado(a), definiendo las estrategias de gestión más convenientes para construir relaciones de confianza y fortalecer alianzas. Las mejores estrategias son más costosas, y dado que los recursos son escasos, el(la) estudiante deberá evaluar muy bien los diferentes escenarios.

Análisis de Requisitos

Las personas claves tienen necesidades que esperan resolver con el proyecto, pero no todas éstas son relevantes ni están alineadas con los objetivos. El(la) estudiante deberá decidir qué requisitos priorizar, destinando presupuesto para su incorporación en el alcance del proyecto. Al igual que en todas las mecánicas anteriores, estas decisiones afectarán directamente la satisfacción de las personas claves. Por contrapartida, satisfacer estas necesidades siempre generará un mayor costo.

Simulación de Toma de Decisiones

En Kimen PM, la simulación de situaciones reales representa un espacio de oportunidad para enfrentar diversos desafíos, evaluar alternativas y tomar decisiones que afectarán directamente a los indicadores de desempeño. Diversas situaciones emergen como consecuencia de lo realizado por el(la) estudiante en los pasos previos, tales como: reclamos, peticiones, solicitudes, conflictos y problemas, situaciones diversas que deben ser atendidas. Enfrentar estos eventos representa un verdadero desafío, puesto que las decisiones terminarán afectando a los plazos, costos y satisfacción.

Indicadores de Desempeño

En Kimen PM, los niveles de logro y éxito de un proyecto se miden a través de Indicadores Claves de Desempeño (KPI, “Key Performance Indicator”), los cuales reflejan cuantitativamente el rendimiento de plazos, costos y satisfacción de interesados(as). Es la manera tangible de medir qué tan buenas fueron las decisiones tomadas en cada una de las mecánicas anteriores.

Retroalimentación

Al final de cada fase del proyecto, las personas claves entregan retroalimentación al(la) estudiante, que dependerá de su nivel de satisfacción y cómo fue evolucionando. Esta retroalimentación resulta ser clave para mejorar las relaciones a futuro y lograr mejores resultados.

El impacto educativo de Kimen PM

A través de diversas mecánicas de aprendizaje gamificadas, los(as) estudiantes pueden entrenar un conjunto de habilidades sociales y de relacionamiento con personas claves, de una manera entretenida y sin temor a equivocarse.

Los(as) estudiantes agradecen el espacio de inmersión en el mundo Kimen, en un entorno ficticio-real que les motiva, y recreando situaciones de la vida laboral que con los métodos de enseñanza-aprendizaje tradicionales simplemente no es posible alcanzar.

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Bibliografía

  • Bisquerra, R. y Pérez, N. (2007). Las competencias emocionales. Educación XXI, 10, 61-82.
  • Goleman, D., Boyatzis, R. y McKee, A. (2002), “El líder resonante crea más”, Barcelona: Plaza y Janés.
  • Project Management Institute (2017), Pulse of the Profession.

Autor Intelectual de Kimen PM, 1° Videojuego-Simulador de Project Management. Consultor especialista en PMO, Project, Program & Portfolio Management. Director ejecutivo y socio Fundador de Atenos Training & Consulting.