La metodología SCRUM es concebida en una época en la que muchos proyectos de software fracasaban incurriendo en millonarios costos (centenas de millones de dólares en algunos casos) y retrasos desproporcionados (dos y más veces el plazo original).
En este artículo se detallan los aspectos que se deben considerar para lograr que un equipo aumente su productividad entre 2 y 8 veces respecto de un equipo que trabaja con métodos tradicionales. Toda la información contenida en este documento se basa en los postulados de Jeff Sutherland (Experto de la industria del software). Sutherland es el creador del método SCRUM y ha logrado estos resultados en múltiples equipos en proyectos de gran envergadura. Sus resultados han sido validados en las industrias del software, automóviles, construcción y otros.
Todas las mejoras del marco de trabajo SCRUM pueden ser incorporadas a la forma de trabajar en el método cascada mejorando su desempeño.
Contenido
¿SCRUM qué es?
SCRUM es un marco de trabajo ágil que es el más utilizado por los equipos de proyecto de la industria del software. En la metodología SCRUM existe un equipo compuesto por un Product Owner que es experto en el negocio y que fija las prioridades, también un equipo de constructores que elaboran los requisitos priorizados y un Scrum Master que apoya en la facilitación de reuniones y elimina impedimentos.
SCRUM nace debido a que los métodos tradicionales, como Cascada, tenían rendimientos muy pobres y muchos fracasos en proyectos de software. Cascada es un método que se puede emplear con éxito en proyectos dónde los requisitos son conocidos o cuando el producto que se va a construir es muy similar a uno que se ha realizado anteriormente. El método cascada opera bastante bien cuando la incertidumbre es baja tanto en el entorno como en el producto que se desea obtener.
El método cascada ha sido empleado con éxito por la humanidad por muchos siglos, en las construcciones de edificios, puentes, caminos, entre otros. Sin embargo, aún en estos tipos de proyecto se constata que existen brechas entre lo planificado y lo real.
El método tradicional o cascada ha sido empleado en múltiples proyectos. En muchos proyectos de software se duplican o triplican y los costos también tienen variaciones similares.
Esto motivó a Sutherland a hallar una nueva forma de concebir el trabajo, a la que llamó metodología SCRUM. Realizó incontables investigaciones y experimentos, revisó gran cantidad de datos pasados, y concluyó que se necesitaba organizar el esfuerzo humano de una forma distinta. Muchas de sus ideas habían sido propuestas en tiempos de la Segunda Guerra Mundial. Sin embargo, nunca se pusieron en práctica.
SCRUM se enfoca en el resultado
La metodología SCRUM que es un marco de trabajo que implementa ciclos cortos de trabajo, sencillos de planificar, con la finalidad de obtener productos funcionando que se puedan utilizar por los clientes. SCRUM realiza planificaciones sencillas y no invierte demasiado en crear documentos, tablas o gráficos. SCRUM privilegia que el tiempo se ocupe en crear productos por sobre documentos.
La gerencia tradicional quiere dos cosas de un proyecto: control y predictibilidad. Solicita gran número de documentos, gráficas y tablas. Meses de esfuerzo se invierten en planear cada detalle, a fin de que no haya errores ni excesos de costos y de que el producto esté listo a tiempo.
El problema es que este escenario optimista excepcionalmente se vuelve realidad. Todo ese esfuerzo invertido en planear, con intención de controlar cualquier cambio se pierde. Todo proyecto implica problemas y situaciones no previstas. Tratar de reducir un proyecto a documentos y gráficas, como la Gantt, resulta en la mayoría de los casos en sobrecostos importantes, plazos excesivos o fracasos.
Si se usan métodos tradicionales en equipos creativos suelen fracasar. La gerencia advierte el fracaso cuando ha invertido miles de horas y dinero.
Principales ventajas de SCRUM
SCRUM permite que las organizaciones se adapten rápidamente
La metodología SCRUM se concibió para permitir a las organizaciones adaptarse rápidamente a cambios en el mercado. SCRUM que es adaptativo, permite a las organizaciones disponer de productos en breve tiempo.
El método cascada, entrega el producto después de transcurrido bastante tiempo. Debido a esta situación, puede pasar que el mercado ya no lo necesite. Esto puede conducir a la quiebra de las organizaciones que llegan tarde o a destiempo al mercado, con soluciones que ya no se requieren.
BellSouth realizaba todos sus proyectos con cascada y en su mayoría dentro de tiempo, alcance y costos. Sin embargo, desapareció debido a que sus soluciones no daban respuesta a las necesidades del mercado al momento de ser terminadas.
Las compañías que no se adaptan desaparecen como en este caso. El problema de adaptarse es que requiere aceptar que la forma cómo se realizan las cosas no es la adecuada a la realidad existente. Para algunas organizaciones esto es difícil y no lo logran.
Mejora Continua
SCRUM es concebido, por Sutherland, a partir de cómo trabaja la gente y no como dice trabajar. Este marco de trabajo fue concebido a partir de los potenciales humanos y también haciéndose cargo de las debilidades del comportamiento de las personas.
La metodología SCRUM propone revisar con regularidad los resultados para ver si los resultados son los que el cliente quiere, revisar si se puede hacer mejor y más rápido. Esto se llama ciclo de “inspección y ajuste”. Requiere reflexión, introspección, honestidad y disciplina.
SCRUM acepta la incertidumbre y la creatividad. Da estructura al proceso de aprendizaje, lo que permite a los equipos evaluar qué crearon y cómo lo hicieron. Scrum brinda las herramientas necesarias para que el equipo se organice mejor y aumente en poco tiempo la rapidez y la calidad de su trabajo.
La mejora continua posibilita la hiperproductividad, en la medida que se realiza en forma disciplinada y constante.
Estado de flujo
La meta de diseño de SCRUM que es lograr equipos que aumenten considerablemente su productividad. Esta es la razón por la que empresas que compiten empleando métodos tradicionales en la creación de nuevos productos, terminan perdiendo contra empresas que utilizan SCRUM. Los resultados son indiscutibles. Las compañías tienen sólo dos opciones: renovarse o morir.
La metodología SCRUM ha sido diseñada para evitar gastar esfuerzos en construir requisitos que nadie usa, pues es un despilfarro de recursos. El ochenta por ciento del valor de un producto de software reside en el veinte por ciento de sus funciones. Priorizar los requisitos permite lograr una ventaja competitiva significativa.
SCRUM promueve el estado de flujo. El estado de flujo consiste en mantener un ritmo creciente de generación de resultados con valor para los clientes. Este estado es posible cuando se eliminan constantemente los “impedimentos” que impiden a los miembros del equipo acelerar.
La noción de “impedimento” la introdujo Toyota en su sistema de producción, diseñado por Taiichi Ohno.
Ohno formuló la idea de “flujo”. La producción debe fluir veloz e ininterrumpidamente a lo largo del proceso. La gerencia debe identificar y quitar los impedimentos a ese flujo. Todo lo que obstruye el flujo es desperdicio. También el desperdicio es cualquier actividad que consume recursos que no agrega valor al cliente final. El desperdicio no sólo perjudica a la organización sino también a la sociedad en su conjunto. Eliminar el desperdicio debe ser el primer objetivo de una compañía. Ohno, dijo: “El desperdicio es un crimen contra la sociedad antes que una pérdida de dinero”.
Sólo en estado de flujo es posible la hiperproductividad
Ejecutar proyectos en ciclos cortos de trabajo
SCRUM que es un marco que opera en ciclos cortos de trabajo llamados sprints. Al inicio de cada sprint hay una reunión de planificación. El equipo decide qué requisitos puede hacer en un periodo que va de una a cuatro semanas. Para esto selecciona los requisitos, de la lista de prioridades, que abordará en el sprint.
Al finalizar el sprint, el equipo vuelve a reunirse y demuestra lo que logró construir en el sprint. También el equipo reflexionará sobre su efectividad en el sprint. Determinará las causas que determinaron que pudieron terminar todo o sólo una parcialidad o adelantaron trabajo del siguiente sprint. El equipo determina su rapidez, que es la cantidad de requisitos de esfuerzo equivalente que el equipo termina en el sprint, y esta métrica le permite medir su variación en la productividad.
Luego de demostrar los resultados, el equipo habla de cómo obtuvo estos logros. Determina cómo poder trabajar mejor en el siguiente sprint, qué produjo impedimentos que le dificultaron avanzar más rápido.
Una vez que el equipo logra un estado de flujo estable, es posible determinar cuánto tiempo tomará para terminar el proyecto. Los equipos que siguen estos pasos pronto logran aumentar su productividad al menos dos a tres veces en poco tiempo. Esto se debe a que identifican las cosas que los retrasan y se deshacen de ellas en cada sprint.
La metodología SCRUM se orienta a los clientes y otros interesados. Es por esto que los resultados son demostrados ante los usuarios y esto permite al equipo recibir retroalimentación temprana. Mostrar el producto es una parte muy eficaz del marco de trabajo.
Características de los equipos SCRUM
Los equipos son sistemas adaptativos complejos. La metodología SCRUM con pocas y sencillas reglas permite que los equipos puedan adoptar un estado productivo, satisfactorio, sustentable, grato y efusivo. SCRUM que es un sistema que coordina a personas pensantes e independientes con realimentación constante de su entorno, lo que le permite al equipo alcanzar altos niveles de desempeño en breve tiempo. Todo esto posibilita crear un sistema con inteligencia adaptativa que otorga gran ventaja a los equipos SCRUM.
Los equipos productivos cuentan con un propósito trascendente común centrado en el cliente, que hace que todas sus acciones se orienten a entregar lo que ellos anhelan. Un propósito trascendente persigue algo más allá del equipo. De esta forma, los resultados que obtienen los equipos tienen gran impacto en quienes utilizan esos productos.
Los equipos son interfuncionales y cuentan con autonomía y autoridad para tomar sus propias decisiones. Los ejecutivos no dan órdenes al equipo y actúan como líderes de servicio y facilitadores dedicados a quitar obstáculos. La gerencia no indica qué hacer o cómo desarrollar los productos.
Los equipos que implementan la metodología SCRUM correctamente logran, según Sutherland, en corto tiempo rendimientos entre trescientos y cuatrocientos por ciento. Algunos llegan a un ochocientos por ciento y reproducen su éxito en forma continua. Esta condición se conoce como hiperproductividad. Adicionalmente los equipos pueden duplicar o más su calidad en el trabajo.
La importancia de la calidad
La hiperproductividad sólo se puede obtener cuando se logra primero mejoras sustanciales en la calidad de los resultados. La calidad elimina los desperdicios que pudieran estar presentes en el proceso de ejecución del proyecto como aquellos que pudiesen estar en el producto.
En 1950, Edwards Deming, señaló que los gerentes deben buscar incansablemente avances en la calidad y uniformidad de los productos para que los técnicos hagan mejoras. Sugirió que la dirección debe dar el primer paso. Sólo con la demostración de pasión por la calidad, por parte de los ejecutivos, es posible que los técnicos abracen la mayor calidad en todo lo que hacen.
La calidad siempre es responsabilidad de los mandos ejecutivos y con sus acciones (no sus palabras) crean una cultura de la calidad en los equipos de la organización. Sin esta cultura de la calidad, no se puede lograr la hiperproductividad de manera sustentable.
Estilo de trabajo
Los equipos SCRUM implementan estilos de trabajo que se caracterizan por ambientes laborales distendidos, acogedores, cálidos, agradables. El trabajo debe ser placentero para cada miembro del equipo. Las relaciones deben ser respetuosas y se permiten las diferencias de opinión dentro de este marco de respeto. Se busca no perder energía en problemas que no sean los directamente relacionados a aspectos del proceso de producción del proyecto.
El trabajo puede fluir y ser una expresión de alegría, un esfuerzo hacia un propósito elevado y motivador. El equipo está en condiciones de mejorar y lograr la excelencia. Sólo se requiere practicar disciplinadamente.
La metodología SCRUM que es simple pero difícil de implementar correctamente pues requiere conocer las razones por las que el método es efectivo.
Los equipos en la metología SCRUM buscan las respuestas a sus dificultades en su entorno, para lo que deben detenerse, periódicamente, a observar el proceso, decidir un curso de acción de acuerdo al resultado del análisis de lo observado y actuar en consecuencia. Luego revisan si logran los resultados esperados y en caso contrario, cambian la manera de hacer las cosas
La repetición es importante
Los equipos SCRUM no suponen nada. Ante una condición dada, evalúan distintas hipótesis para pasar a un estado superior en productividad. Planean acciones, las ejecutan, revisan sus resultados y actúan en consecuencia. Este ciclo lo repiten en forma regular y de esta forma alcanzan la mejora continua y se acercan cada vez más a la hiperproductividad.
En SCRUM se emplea la técnica Shu Ha Ri. Primero (Shu) se aprenden las reglas del marco de trabajo y sus formalidades. Una vez que se dominan se hacen innovaciones (Ha). Por último, cuando se logra el estado de maestría (Ri), se pueden desechar algunas formalidades y con el aprendizaje logrado se toman las decisiones de modo inconsciente.
Características de los equipos de las compañías más exitosas
De acuerdo a lo señalado por los profesores Takeuchi y Nonaka, en su famoso artículo llamado “The New New Product Development Game”, describieron las características de los equipos que hallaron en las mejores compañías del mundo:
Trascendentes.
Los buenos equipos tienen un propósito más allá de lo normal. Esta meta de realización grupal les permite pasar de lo ordinario a lo extraordinario. La decisión de no quedarse en el promedio, y aspirar a la grandeza, cambia la manera en que los miembros de un equipo se ven a sí mismos y aquello de lo que son capaces.
Autónomos.
Los buenos equipos se organizan y gestionan solos, tienen el poder para tomar sus propias decisiones sobre cómo trabajar y poseen la autoridad indispensable para apegarse a esas decisiones.
Interfuncionales.
Los buenos equipos cuentan con todas las habilidades necesarias para llevar a cabo un proyecto: planeación, diseño, producción, ventas, distribución… Y estas habilidades se alimentan y refuerzan entre sí.
El poder de las personas del equipo
El éxito reside siempre en las personas del equipo SCRUM. Se requiere que el equipo sea diverso en habilidades, maneras de pensar y experiencias. Los equipos deben estar integrados por personas que controlan su ego, son autónomos e interfuncionales. El equipo SCRUM debe poder encargarse del proyecto en su totalidad.
Una prueba para saber si el equipo va por buen camino consiste en preguntar a algún miembro ¿En qué equipo trabaja?. Si la persona responde mencionando el producto y no su especialidad es señal que está trabajando para el equipo. Cuando un experto se identifica con su especialidad antes que con el producto en el que colabora es señal que falta trabajar su espíritu de colaboración.
Cuando hay retrasos, agregar personas al equipo no resuelve el problema. Se cumple la ley de Brooks que establece que “agregar personal a un proyecto atrasado lo atrasará aún más”. Lawrence Putnam, corroboró que proyectos, para crear productos nuevos, con veinte personas o más implican muchísimo más esfuerzo que aquellos con cinco o menos. Un equipo grande puede llegar a consumir hasta cinco veces el número de horas de uno chico. Putnam, comprobó que grupos compuestos por entre tres y siete personas requerían de veinticinco por ciento del esfuerzo de aquellos de entre nueve y veinte para hacer el mismo trabajo. Este resultado se repitió en cientos de proyectos.
Si hay problemas, en más del noventa por ciento de los casos la responsabilidad es del sistema y no de una determinada persona. Se debe cambiar el desempeño del equipo. Este desempeño tiene mucho más influencia que el individual.
Importancia de demostrar los resultados
Media Lab es un laboratorio del MIT, dedicado a los proyectos de investigación en la convergencia del diseño, la multimedia y la tecnología. Este laboratorio implementó, en la década de 1990, la práctica de que sus alumnos organizados en equipos de proyecto, demostraran, cada tres semanas, los logros que habían obtenido. Era una demostración pública; cualquiera podía asistir. Si el producto mostrado era poco funcional o poco extraordinario, los directores cancelaban el proyecto. Esto obligaba a los estudiantes a hacer rápido cosas ingeniosas y, sobre todo, les proporcionaba realimentación inmediata al respecto.
Cuando un equipo está expuesto a desafíos periódicos para demostrar sus productos, desarrolla una musculatura cada vez más fuerte para lograr mantener su nivel creativo y eficacia productiva.
La comunicación en el equipo
Entre más exhaustiva es la comunicación entre los miembros del equipo más rápido ejecutan sus tareas. Para estimular la comunicación se recomienda eliminar los grados entre los miembros del equipo. Todos tienen el grado de miembro del equipo. No hay jerarquía y esto facilita la comunicación.
La reunión diaria es un evento que permite coordinar las acciones y facilitar las comunicaciones durante el trabajo del día. Esta reunión debe ser corta, de quince minutos como máximo. Tiene como finalidad que cada miembro comunique en qué está trabajando, a qué se compromete en ese día de trabajo y si tiene impedimentos. Si algo requiere más análisis, se debe resolver en otra instancia durante el día. Se busca obtener la información más importante y valiosa en el menor tiempo posible.
El tiempo es finito y por ende es el recurso más importante que se debe cuidar. Se debe dividir el trabajo de manera que se pueda realizar un periodo de tiempo corto y fijo.
Ritmo de trabajo en SCRUM
La esencia de la metodología SCRUM es el ritmo. El ritmo es muy importante para las personas. Está presente en todo. Las personas actúan según patrones de ritmo en todos los aspectos de sus vidas.
Scrum que es un marco de trabajo que tiene un ritmo diario y semanal, que permite a los miembros del equipo tener la posibilidad de apreciar como ha sido su trabajo. Es similar a verse en un espejo.
Las personas logran la hiperproductividad si mantienen un ritmo de trabajo sostenido.
Evitar la multitarea
La multitarea es trabajar concurrentemente en varios temas a la vez. Cuando se hace esto hay una pérdida de foco que conduce a perder tiempos importantes debido a los cambios de contexto que hay que efectuar al pasar de una tarea a otra.
Terminar las cosas completamente
Un producto a medio hacer utiliza recursos que podrían usarse en crear valor o ahorrar dinero. Cualquier cosa “en proceso” cuesta dinero y energía sin rendir nada. La metodología SCRUM promueve que cada sprint genere productos terminados y que se puedan usar para evitar desperdicios en mantener cosas inconclusas.
Hacer las cosas bien a la primera
Cuando se comete un error, se debe corregir de inmediato. Corregirlo después puede consumir veinte veces más tiempo, o más, a que si lo corriges en el instante.
