Newsletter N° 1 / Artículo III

Iniciando un Proyecto Formalmente

Iniciando un Proyecto Formalmente


¿Te has preguntado cómo debiera ser la forma correcta de iniciar un proyecto? Esta guía te entrega un resumen de las buenas prácticas que debieras considerar para constituir un nuevo proyecto de manera efectiva.

Contexto previo al Inicio del Proyecto

Normalmente, antes de iniciar un proyecto la organización ha realizado un trabajo previo de análisis para evaluar sus beneficios y factibilidad. Difícilmente una organización iniciará un proyecto de manera espontánea sin conocer de antemano qué beneficios entrega.
Un proyecto puede tener dos orígenes:


1.

Documentos de negocio, éste puede ser un caso de negocio o un plan de gestión de beneficios. Esto ocurre cuando la organización ha evaluado previamente una oportunidad de negocio y autoriza su realización. La idea de negocio se convierte en un proyecto. La organización tiene un objetivo de negocio claramente definido, y espera alcanzar beneficios tangibles con el proyecto. Generalmente existe algún proceso de gestión de portafolio que evalúa diferentes ideas y decide cuáles son más convenientes para convertirse en proyectos.


2.

Acuerdos o contratos, en este caso, el proyecto se ejecuta a petición de una organización cliente. Previamente existe una propuesta de proyecto que, al ser aprobada por el cliente, se transforma en un proyecto. El acuerdo puede reflejarse mediante un contrato legal, una orden de compra, un SOW (Statement of Work) o cualquier otro equivalente. La organización que contrata el proyecto tiene objetivos de negocio claramente definidos. Por otro lado, la organización ejecutante llevará a cabo el proyecto cumpliendo con la propuesta comprometida.

¿Por qué iniciar un proyecto formalmente?

Todo proyecto requiere de una persona que lo impulse, promoviendo su ejecución y obteniendo su aprobación en instancias superiores. Este rol se denomina patrocinador o sponsor.

Una vez que se autoriza la realización del proyecto, es cuando hacemos un Inicio Formal. Esto nos permitirá asegurar que todos los interesados se alineen a los objetivos del proyecto, y principalmente, que se asignen los recursos financieros, humanos y materiales requeridos para su ejecución. Esto es señal de gobernabilidad.

En cambio, cuando una organización no inicia un proyecto formalmente, suele perder el control sobre qué ideas son más convenientes de ejecutar, desperdiciando sus recursos en proyectos que agregan menor valor al negocio. Esto denota una falta de gobernabilidad.


Procesos de Iniciación de Proyecto

El inicio formal implica poner en práctica dos procesos de gestión de proyectos:


4.1 Desarrollar Acta de Constitución. Es un proceso del área de Integración y representa el comienzo del ciclo de vida del proyecto.


13.1 Identificar Interesados. Es un proceso del área de Interesados y permite tener una visibilidad completa de todos los interesados claves relacionados con el proyecto


Los códigos 4.1 y 13.1 representan la numeración oficial de procesos según La Guía del PMBOK®.


4.1 Desarrollar Acta de Constitución

Este proceso es fundamental en todo proyecto, consiste en desarrollar un documento denominado “Acta de Constitución del Proyecto” o “Project Charter” (en inglés), el cual formaliza el inicio del proyecto. Se obtienen dos resultados principales: Acta de constitución del proyecto y Registro de supuestos y restricciones.


1.

Acta de constitución del proyecto

Contiene los objetivos de negocio (medibles), define al Project Manager que dirigirá el proyecto y es firmado por el sponsor. Además, incorpora algunas definiciones de alto nivel del proyecto: requisitos, hitos de cronograma, presupuesto resumido, entre otras.
A través de este documento, el sponsor otorga al Project Manager las atribuciones necesarias para que conduzca el proyecto hacia el logro de los objetivos establecidos. No obstante, el sponsor seguirá jugando un rol clave durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Pero bien, ¿Para qué generar el acta de constitución? Los principales beneficios son:

1.

Define explícitamente los objetivos de negocio que el proyecto deberá satisfacer.

2.

Facilita el alineamiento de todos los interesados en torno a estos objetivos.

3.

Designa y empodera al Director del Proyecto como el principal responsable del éxito del mismo.

4.

Contiene todas las definiciones esenciales que estén disponibles, provenientes del caso de negocio, acuerdos, contratos, u otros.


2.

Registro de supuestos y restricciones

El registro de supuestos y restricciones es otro documento que se genera junto al acta de constitución, en el cual se van registrando todos los supuestos y restricciones que afectan al proyecto, y se mantiene actualizado de manera continua durante todo el ciclo de vida. Este documento es esencial para definir el alcance del proyecto, establece restricciones de cronograma, y también se utiliza para identificar riesgos, entre otros usos posteriores.


13.1 Identificar a los Interesados del Proyecto

El objetivo de este proceso es identificar a todos los interesados del proyecto, analizando la relación que tienen con el mismo, y efectuando una clasificación que sirva como base para definir más adelante una estrategia de gestión de su participación.

Este proceso es fundamental porque permite enfocarse tempranamente en la /strong>gestión de los interesados claves, velando que se alineen a los objetivos y apoyen su ejecución. Más adelante, estos interesados plantearán sus necesidades para transformarlas en requisitos, los que a su vez serán la base para definir el alcance detallado del proyecto.

El principal resultado de este proceso es el Registro de interesados, el cual contiene información de identificación del interesado, evaluación de su relación con el proyecto y clasificación.

Si bien los interesados se identifican principalmente al inicio, durante la ejecución del proyecto es normal que surjan nuevos interesados o se provoquen cambios en los existentes. Por ende, este proceso se efectúa durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Algunos alumnos suelen preguntarme, ¿Qué pasa cuando cambia algún interesado clave, como el sponsor o el gerente usuario, durante la ejecución del proyecto? Es normal que un proyecto sufra cambios de interesados, pero eso obliga al Director de Proyecto a iniciar un trabajo específico para conocer sus necesidades y expectativas, haciéndose cargo de ellas.


¿Y qué hacer a continuación?

Para concluir un inicio formal del proyecto, el siguiente paso sería efectuar una reunión de Kick off con todos los interesados del proyecto. Convoca al sponsor, y presenta los principales contenidos del acta de constitución. Utiliza un documento de presentaciones en lugar de un documento de texto.

Si tu proyecto incorpora a muchos interesados o una diversidad amplia de niveles jerárquicos, entonces te sugiero realizar varias reuniones de Kick off, adaptando la presentación al contexto específico de los participantes.

Con esta reunión de kickoff lograrás un mejor alineamiento de los diversos interesados, anticipando cuestionamientos relevantes y facilitando el camino hacia la planificación.

Espero que esta guía resumida de iniciación te haya servido para comprender cómo efectuar un inicio formal de proyecto y los beneficios que conlleva.


Autor: Jaime Orellana Rebolledo
Ingeniero Civil Industrial, MBA, PMP.
Director Ejecutivo
Atenos Training & Consulting
jorellana@atenos.com